Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Трудовое право - Валидность полей в электронном больничном

Валидность полей в электронном больничном

Как работать с электронными больничными листками: полноценная инструкция


Возможность подавать электронные больничные открылась с 1 июля 2017 года. Однако участники пилотного проекта по прямым выплатам ФСС России столкнулись с трудностями. В ходе пилота компании направляли в Фонд реестры больничных листков (установленного формата).

Далеко не все сразу сумели отличить одно от другого и понять, нужно ли заполнять электронные больничные или, как прежде, заполнять реестры на выплату пособий. Из-за этого возникла путаница и даже некоторое недовольство операторами.

Главная причина неразберихи кроется в отсутствии утвержденного Регламента взаимодействия медучреждений, страхователей и фонда.

Такой документ предусмотрен Федеральным законом от 01.05.2017 № 86-ФЗ, но пока существует только в виде проекта. Поэтому Фонд принимает временные меры для исправления ситуации. Как же компаниям действовать сейчас?

Общая последовательность такая (участие в пилотном проекте ФСС России значения не имеет): 1.Заключить соглашение с ФСС (форму можно скачать на сайте Фонда, но оформить соглашение придется на бумаге). 2. Получить электронную подпись и убедиться, что с ней можно работать в системе ЕИИС «Соцстрах» (проверить это можно прямо на сайте Фонда через браузер, см.

ниже). 3. Получить доступ к кабинету страхователя на .

4. Установить на компьютер бухгалтера СКЗИ (средство криптозащиты информации) и программу для обработки ЭЛН (или убедиться, что бухгалтерская программа способна работать с ЭЛН).Важно Вы можете, но пока не обязаны обрабатывать электронные больничные листки.

Просто предупредите работников, что бухгалтерия пока не работает с такими больничными, чтобы работник в медучреждении получал обычный бумажный листок нетрудоспособности.

Если работник принесет ЭЛН, а вы не готовы его обработать, работнику придется возвращаться в медучреждение и просить бумажный больничный.

Затормозить работу с ЭЛН могут меры безопасности, принимаемые компаниями для защиты информации. Безопасники изолируют рабочие места бухгалтеров от интернета и работать с ЭЛН становится неудобно. Дело в том, что основное преимущество ЭЛН — это возможность взаимодействовать напрямую с ЕИИС «Соцстрах».

Из этой системы компания может получить данные по больничным листкам непосредственно в бухгалтерскую программу, рассчитать сумму для оплаты больничного пособия и передать информацию о расчете в ЕИИС «Соцстрах». Для этого бухгалтеру достаточно знать номер ЭЛН, который может сообщить работник в любой форме, хоть на бумаге записать. Сложности при получении ЭЛН от ФСС можно обойти.

К примеру, с любого компьютера организации с доступом в Интернет зайти в личный кабинет страхователя () и на вкладке «Электронные листки нетрудоспособности» скачать нужные больничные листки. При этом на компьютере должны быть установлены средства криптозащиты информации и сертификат электронной подписи организации (без него даже в личном кабинете страхователя не удастся получить ЭЛН). Затем скачанные ЭЛН можно загрузить в бухгалтерскую программу, если программа, конечно, это позволяет.

С заполнением ЭЛН расчетными показателями такой «фокус» не пройдет. Если компьютер бухгалтера не имеет доступа в интернет, то загрузить из учетной программы данные так, чтобы они появились в личном кабинете страхователя, вряд ли получится. Придется либо вносить их на компьютере с доступом в интернет в «программе-набивалке» ФСС, либо заполнять непосредственно в личном кабинете страхователя.

Придется либо вносить их на компьютере с доступом в интернет в «программе-набивалке» ФСС, либо заполнять непосредственно в личном кабинете страхователя. Некоторые бухгалтерские программы изначально предусматривают возможность заполнения документа на одном компьютере, а отправку – с другого. Просто поинтересуйтесь у поставщиков.

Восемь рекомендаций для безопасности информсистем 1. Используйте надежные антивирусные средства и регулярно обновляйте антивирусные базы.

2. Ограничьте запуск потенциально опасных файлов (с расширениями js,.cmd,.bat,.vba,.ps1).

3. Создавайте резервные копии данных, лучше с помощью специализированных средств резервного копирования. Храните резервные копии в другом месте (например, на серверах) или на отчуждаемых носителях. Ограничьте права на изменения файлов в папках с резервными копиями.

4. Используйте межсетевые экраны. При этом руководствуйтесь правилом «запрещать все, что не разрешено в явной форме». 5. Обновляйте программное обеспечение.

Когда производителям становится известно о появлении критических уязвимостей, они выпускают обновления.

В первую очередь контролируйте обновления операционных систем, браузеров и антивирусов. 6. Ограничьте права пользователей в системе. Пользователи с правами администратора — потенциальная цель атаки злоумышленника. Наделяйте пользователей правами доступа, необходимыми лишь для выполнения должностных обязанностей.

Наделяйте пользователей правами доступа, необходимыми лишь для выполнения должностных обязанностей. 7. Используйте сложные и длинные пароли. Длинный пароль только из строчных букв может оказаться безопаснее, чем замысловатый набор из символов, букв и цифр.

8. Будьте бдительны. Подозрительно в хорошем смысле относитесь к каждому письму от неизвестных лиц. Не торопитесь открывать все вложения, а если появятся сомнения, то лучше посоветуйтесь с администратором.

Если с 01.04.2018 вступят в силу новые правила передачи информации о расчетах через портал ФСС, то компании потребуются сразу три квалифицированные электронные подписи (вместо одной): КЭП страхователя (как сейчас), КЭП руководителя и КЭП главного бухгалтера.

Чтобы запросить ЭЛН из сервиса ФСС, достаточно будет ЭП юрлица (страхователя). А вот чтобы разместить в сервисе информацию о подсчитанных суммах больничных пособий, потребуется уже три ЭП (страхователя, руководителя и главного бухгалтера).

Все это может заметно осложнить работу.

Пока дополнительных требований и пояснений на этот счет от Фонда нет, но логично предположить следующее:

  1. ЭП руководителя — здесь по описанным требованиям может быть и КЭП юрлица (с указанием руководителя), и КЭП физического лица, выданный на самого руководителя;
  2. ЭП главного бухгалтера — здесь может быть и КЭП юрлица (с указанием бухгалтера), и КЭП физлица, выданный на самого бухгалтера.
  3. ЭП страхователя (юридического лица) – это любой КЭП юрлица (в том числе выданный для сдачи отчетности в контролирующие органы) с указанием физического лица. По сути, это может быть КЭП, оформленный на любого сотрудника, не только руководителя компании;

Из частных разъяснений, данных ФСС, можно сделать вывод о том, что можно обойтись и двумя сертификатами ЭП, при условии, что сертификат на юридическое лицо оформлен на руководителя или главного бухгалтера. Это – текущая позиция Фонда, изменится ли она в будущем, прогнозировать сложно.Совет Убедиться, что ваша КЭП пригодна для работы с ЕИИС «Соцстрах», можно прямо через браузер на сайте фонда. Вернемся теперь к участникам пилотного проекта Фонда по прямым выплатам.

Cтрахователям из пилотных регионов стало несколько проще получать информацию о больничном. Им не придется сканировать бумажный листок нетрудоспособности или вручную вносить всю первичную информацию о больничном в реестр прямых выплат. Нужные данные программа, в которой формируется реестр, сама извлечет из ЭЛН.

Это безусловный плюс по сравнению с прежней ситуацией. Однако не обошлось без ложки дегтя. Теперь ЭЛН требуется сперва обработать в личном кабинете страхователя: дозаполнить «корешок» (часть с расчетом), подписать документ и дождаться изменения его статуса в системе ЕИИС «Соцстрах». После этого нужно отправить, как и прежде, реестр пособий, сформированный на основе ЭЛН, на шлюз ФСС.

После этого нужно отправить, как и прежде, реестр пособий, сформированный на основе ЭЛН, на шлюз ФСС. Тем, кто не участвует в пилоте, немного проще. Они обрабатывают ЭЛН в кабинете страхователя или в сервисе, который их оператор ЭДО предоставит для работы с кабинетом.

Рекомендуем прочесть:  На сколько дают декретный отпуск

Например, пользователь зайдет в свою программу для отправки отчетности, подгрузит из кабинета страхователя ЭЛН по номеру документа, обработает его, подпишет, после чего документ автоматически обработается в кабинете. Сложности могут возникнуть из-за необходимости синхронизировать работу нескольких сервисов — учетной системы компании, в которой работает пользователь (вносит данные ЭЛН для учета и проведения расчетов) и систем ФСС.

Если учетная система установлена на локальный ПК, обновить своевременно ее не всегда просто.

Поэтому данные приходится вносить руками, перебивать из ЭЛН в свои программы.

Рынок сейчас очень нуждается в продуманных интеграционных решениях – программах, в которых можно импортировать и экспортировать ЭЛН, преобразовывать в формат реестра пособий (принимаемого шлюзом ФСС), выполнять все действия, не заходя в кабинет страхователя.Вячеслав Шинкарев, эксперт сервиса компании СКБ Контур «» : Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера».

Все для бухгалтера.

Электронный больничный в 2017 году

06 сентября 2017 г.

15:11 Автор: Александра Хохрякова, системный инженер отдела интенсивного роста компании «» Материалы газеты «», сентябрь 2017 Электронный и новый цифровой формат взаимодействия с ФСС стали самыми горячими темами лета.

Рассмотрим, чем обусловлена данная тенденция и как в связи с этим изменился порядок взаимодействия медучреждений, страховых компаний и соцстраха.

С 1 июля 2017 г. медицинские учреждения смогут наравне с привычными бумажными больничными оформлять электронные листки нетрудоспособности. Закон о введении электронного листка нетрудоспособности (ЭЛН) вступил в силу с 1 июля 2017 г. Он внес поправки в положения ФЗ от 29.12.2006 № 255-ФЗ

«Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»

.

По сути, это обычный бюллетень больничного листка нетрудоспособности, но оформленный в электронном виде. Для чего он нужен и почему введен именно сейчас – об этом по порядку. Во-первых, предполагается, что данное нововведение позволит существенно снизить бумажный документооборот благодаря переносу информации пациентов в электронный вид.

Во-вторых, ФСС отмечает удобство в объединении информации по больничным в единую базу, что означает более быстрый и прозрачный документооборот. Проще говоря, теперь можно будет гарантировать сохранность истории болезни сотрудника, например, при его переезде или случайной утере.

К тому же, это значит, что подделать больничный лист теперь – задача невыполнимая, так как сведения о болезни контролирующие органы серьезно намерены хранить на государственных серверах. В-третьих, данная система подразумевает существенную экономию бюджетных средств за счет автоматизированной системы хранения и обработки информации.

Рассмотрим стандартную ситуацию – сотруднику компании ООО «Ромашка» Иванову И.

И. нездоровится, и он идет в медицинское учреждение, где после прохождения обследования врач ставит ему диагноз и выписывает заболевшему листок нетрудоспособности, который содержит сведения о том, на какой срок человек отстраняется от выполнения должностных обязанностей, какова причина заболевания и характер лечения.

И. нездоровится, и он идет в медицинское учреждение, где после прохождения обследования врач ставит ему диагноз и выписывает заболевшему листок нетрудоспособности, который содержит сведения о том, на какой срок человек отстраняется от выполнения должностных обязанностей, какова причина заболевания и характер лечения. Далее, после предоставления листка в или бухгалтерию ООО «Ромашка», сотрудники отдела добавляют нужные данные в раздел больничного «Заполняется работодателем». Важно, что данный раздел заполняется вручную печатными заглавными буквами, а шариковую ручку использовать нельзя.

И уже после предоставления данных документов будет принято решение о выплате компенсации. Теперь, с 1 июля 2017 г., после посещения медицинского учреждения Иванов И.

И. больше не получает на руки листок временной нетрудоспособности – вместо этого его уведомят, что факт обращения к врачу зарегистрирован в базе. Затем организацияработодатель по номеру его электронного листка нетрудоспособности запрашивает данные из ФСС и оплачивает этот больничный лист, после чего работники бухгалтерии или отдела кадров отправят информацию о выплаченной сумме в ФСС и получат разрешение на компенсацию.

На основании рассмотренных выше примеров можно сделать следующий вывод: главное отличие новой системы в том, что сотрудник больше не является связующим элементом между медицинским учреждением и компанией, в которой он работает. Если говорить о плюсах данной системы для работодателей, то нельзя не отметить один из очевидных – заполнение документов в электронном виде существенно экономит время и облегчает работу. То есть случаи, когда бухгалтеры сталкиваются с некорректно оформленными врачом больничными постепенно уходят в прошлое, и бояться претензий со стороны ФСС больше не нужно, из-за чего компенсационные выплаты должны быть гарантированы.

К тому же, исключается возможность утери и порчи документа, не говоря о том, что бухгалтеру больше не стоит думать о цвете чернил и возможных ошибках при заполнении информации в листе нетрудоспособности вручную. Для сотрудников данная система также представляет не меньший интерес – предполагается, что сотрудник на больничном имеет возможность самостоятельно проверить, какие данные врач ввел при оформлении электронного больничного листа.

Это позволит оперативно обратиться в медицинское учреждение в случае, если в больничном листе найдена какая-либо ошибка, чтобы обнаруженные сведения были скорректированы. Остановимся подробнее на механизме функционирования электронных больничных.

Начнем с того, что обмен сведениями поддерживается единой специальной системой электронного взаимодействия – ЕИИС «Соцстрах» ФСС РФ. Основными составляющими этой системы выступают ФСС РФ, работодатели и медицинские учреждения. Также стоит отметить, что для оформления ЭЛН обязательным является письменное согласие сотрудника.

Получив его, врач фиксирует это в программе и сообщает обратившемуся на прием номер его больничного. Позже данный номер должен быть передан сотрудником бухгалтеру или кадровику по месту работы для расчета пособия и дальнейшего заполнения части больничного листа. Для того чтобы стать полноценным участником системы ЭЛН, необходимо обязательное выполнение следующих пунктов:

  • Организация должна быть зарегистрирована на Портале государственных услуг РФ (gosuslugi.ru).
  • Организации необходимо получить усиленную электронную подпись, совместимую с ЕИИС «Соцстрах».
  • Необходимо подать письменное соглашение об информационном взаимодействии с ФСС.

  • Предварительно нужно открыть личный кабинет на сайте cabinets.fss.ru.

Помимо этого, при желании можно зарегистрироваться на сайте ФСС РФ для оперативного просмотра движения ЭЛН с помощью сервиса «Кабинет застрахованного лица». Теперь рассмотрим схему взаимодействия между медицинским учреждением, работодателем, сотрудником и ФСС поэтапно:

  • Работник, обратившись в медицинское учреждение, дает согласие медицинскому сотруднику (как отмечалось выше – в письменной форме) на формирование электронного больничного.
  • Сотруднику, который обратился на прием, выдается уникальный номер ЭЛН для последующей передачи по месту работы.
  • Поступает частичная оплата больничного от ФСС (для регионов «прямых» выплат). Напомним, что с 2011 г. в России проводится масштабная реформа системы соцстрахования, получившая название пилотного проекта ФСС. Проект представляет собой изменение по выплатам по временной нетрудоспособности, декретному отпуску, рождению ребенка. Согласно пилотному проекту, этим занимается не работодатель, а напрямую государственная структура — ФСС.
  • Сотруднику оплачивается больничный лист, а информация о размере выплаты отправляется в ФСС.
  • Организация-работодатель из «1С» по номеру ЭЛН, предоставленного сотрудником, получает данные больничного из базы ФСС.
  • Медицинский сотрудник формирует ЭЛН (данная возможность реализована в «1С:Медицина 8»), подписывает его электронной подписью врача и организации, затем сформированные данные предоставляет в ФСС.
  • В «1С» на основании полученных данных и информации, ранее введенной в программе, автоматически рассчитывается пособие по временной нетрудоспособности.

Как уже было отмечено выше, работодатели могут получать данные ЭЛН напрямую из программы «1С». Электронный больничный и, что главное, обмен с ФСС, на данный момент реализованы в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред.

3, начиная с версии 3.1.2.293. Список минимальных требований:

  • Платформа 8.3.10 или выше.
  • Конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1.2.293 и выше.
  • Подключение к «1С-Отчетность». Настройка сертификата ФСС для ЭЛН производится автоматически (без участия пользователя), если подключена «1СОтчетность».

Документ «Больничный лист» При заполнении электронного больничного нужно заполнить основную информацию (рис.1):

  • сведения об организации (в случае, если в базе ведется учет по нескольким организациям);
  • ФИО сотрудника;
  • полученный номер ЭЛН.

Далее при нажатии на кнопку «Получить данные из ФСС» больничный лист заполнится полученными из ФСС данными ЭЛН.

Программа также автоматически рассчитывает сумму пособия, исходя из сведений о заработке и стаже сотрудника. Сведения о медицинской организации тоже загружаются автоматически, просмотреть их можно, нажав на гиперссылку, как на скриншоте ниже.

С помощью сервиса «1С-Отчетность» можно создать реестр ЭЛН.

Для этого необходимо зайти в раздел «Отчетность, справки» – «1С-Отчетность». При формировании реестра пользователь может выбрать, каким образом будет заполнена табличная часть реестра:

  • кнопка «Заполнить» – таблица по умолчанию заполняется еще не отправленными на данный момент ЭЛН;
  • кнопка «Добавить» – предоставление возможность выбрать конкретные ЭЛН для отправки в ФСС.

Чтобы увидеть подробную информацию об электронном больничном, нужно дважды нажать на строку с интересующим ЭЛН – тогда откроется форма дополнительной информации для просмотра. При проведении документа программой будет автоматически выполнена проверка заполнения обязательных полей.

В завершении при нажатии по кнопке «Отправить реестр в ФСС» сформированный в программе реестр будет направлен в ФСС. Анализируя данный вопрос в перспективе, нельзя не рассматривать его с точки зрения рентабельности для государства в целом. По прогнозам специалистов, в ближайшие три года – с 2017 по 2021 гг.

– за счет внедрения системы ЭЛН планируется сэкономить около 42 млн рублей. К тому же, внедрение данного решения можно назвать в некоторым смысле неизбежным на фоне глобальной компьютеризации, когда многие процессы уже перешли и продолжают переходить от «бумаги» к электронному варианту.

Но нельзя не принимать во внимание и тот факт, что если в крупных городах с компьютерами и доступом в Интернет проблем не возникает, то в глубинке оснащенность техническими средствами в должной мере на данный момент не обеспечена.

То есть регионы попросту могут быть не готовы перейти на новую систему ЭЛН, так как это требует дополнительных затрат. Тем не менее, самые первые электронные больничные листы в качестве нововведения впервые начали активно использоваться в некоторых городах России еще с 2014 года – это Москва, Новосибирск, а также Севастополь и ряд других городов.

Таким образом, технология уже испытана и отменять ее не собираются – она успешно себя зарекомендовала и продолжает стабильно функционировать, в настоящее время постепенно упрощая обмен ЭЛН.

Электронный листок нетрудоспособности

С 1 июля 2017 года по желанию застрахованного лица и с его письменного согласия может быть сформирован электронный листок нетрудоспособности. Согласно части 5 статьи 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ

«Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»

назначение и выплата пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам осуществляются на основании листка нетрудоспособности, выданного медицинской организацией в форме документа на бумажном носителе или (с письменного согласия застрахованного лица) сформированного и размещенного в информационной системе страховщика (Фонда социального страхования Российской Федерации (далее – Фонд) электронного листка нетрудоспособности, подписанного усиленными квалифицированными электронными подписями медицинского работника и медицинской организации, в случае, если медицинская организация и страхователь являются участниками системы информационного взаимодействия по обмену сведениями в целях формирования электронного листка нетрудоспособности.

Следовательно, электронные листки нетрудоспособности признаются равнозначными листам нетрудоспособности на бумажном носителе. Кроме того, постановлением Правительства Российской Федерации от 16.12.2017 № 1567 утверждены Правила информационного взаимодействия страховщика, страхователей, медицинских организаций и федеральных государственных учреждений медико-социальной экспертизы по обмену сведениями в целях формирования электронного листка нетрудоспособности. Для участия в информационном взаимодействии в целях формирования электронных листков нетрудоспособности страхователи могут использовать собственное доработанное программное обеспечение, а также Личный кабинет страхователя, размещенный в сети «Интернет» по адресу: .

При этом следует отметить, что Личный кабинет страхователя не является обязательным инструментом для обеспечения информационного взаимодействия страхователя и Фонда.

Для получения сведений об электронных листках нетрудоспособности в личном кабинете осуществляется идентификация и аутентификация пользователей посредством Единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА). В рамках информационного взаимодействия по электронным листкам нетрудоспособности страхователь запрашивает информацию в информационной системе Фонда по номеру СНИЛС своего работника и представленного им номеру электронного листка нетрудоспособности.

В рамках информационного взаимодействия по электронным листкам нетрудоспособности страхователь запрашивает информацию в информационной системе Фонда по номеру СНИЛС своего работника и представленного им номеру электронного листка нетрудоспособности. После получения сведений о сформированном листке нетрудоспособности, страхователь вносит в него сведения, необходимые для исчисления пособия, с указанием сведений о страхователе и застрахованном лице и подтверждает их усиленными квалифицированными электронными подписями главного бухгалтера, руководителя и страхователя (в том числе обезличенной). Работники страхователя в любое время посредством Личного кабинета получателей услуг, расположенному в сети «Интернет» по адресу: , могут уточнить сведения о своих электронных листках нетрудоспособности и информации о сумме назначенного им пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам.

Для входа в Личный кабинет получателей услуг используется логин и пароль, необходимый для входа на Единый портал государственных и муниципальных услуг. Теперь работник предприятия не сможет потерять выданный ему медицинской организацией электронный листок нетрудоспособности, ему не надо будет беспокоится о том, что он может его испортить (помять, порвать и т.п.), а в случаях утери информации о номере своего электронного листка нетрудоспособности зайти в свой личный кабинет и посмотреть необходимую информацию. Таким образом, электронный листок нетрудоспособности позволяет создать «прозрачную» систему обязательного социального страхования, полностью исключает представление застрахованными лицами поддельных листков нетрудоспособности.

У работодателей нет необходимости обеспечивать сохранность бумажных листков нетрудоспособности – вся информация с момента «открытия» электронного листка нетрудоспособности хранится в системе Фонда и может запрашиваться страхователем неоднократно, а при проведении Фондом проверок страхователей представлять электронные листки нетрудоспособности сотрудникам Фонда не потребуется.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+