Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Другое - Сроки хранения документов в детском саду

Сроки хранения документов в детском саду

Перечень документов, образующихся в деятельности дошкольных учреждений, с указанием сроков хранения


№ п/п Вид и название документа Срок хранения документов Пояснение 1 Программы развития учреждений До минования надобности 2 Протоколы заседаний педагогическийх советов дошкольных учреждений 10 лет 3 Протоколы общих родительских собраний, заседаний родительских комитетов, попечительских советов дошкольных учреждений и др 5 лет 4 Годовые планы, отчеты, справки, информации о работе дошкольных учреждений 10 лет 5 Документы о работе с неблагополучными семьями в соответствии с нормативными правовыми актами (копии приказов, протоколы, акты и др) 1 год После ухода ребенка из дошкольного учреждения 6 Документы о медицинском обслуживании детей и проведении мероприятий по профилактике заболеваний в дошкольных учреждениях (справки, информации, акты, паспорта и тр.) 1 год 7 Документы об экспериментальной или инновационной деятельности дошкольных учреждений в соответствии с нормативными правовыми актами (отчёты, обоснования, заявки и др.) 5 лет 8 Документы об организации питания и контроля за питанием детей в дошкольных учреждениях в соответствии с нормативными правовыми актами (копии приказов, акты, графики, книги, журналы и др.) 1 год 9 Документы об обследовании зданий и помещений дошкольных учреждений в соответствии с нормативными правовыми актами (технические паспорта, копии приказов, акты, журналы осмотра и др.) 3 года 10 Ежедневные планы образовательной работы педагогов с детьми, в том числе планы коррекционно-развивающей работы с детьми с особенностями психофизического развития 1 год 11 Информационный банк данных о детях дошкольного возраста, закрепленных за дошкольным учреждением микрорайонов (района) 5 лет 12 Сведения о движении детей в дошкольных учреждениях, информации об их законных представителях 1 год После ухода ребенка из дошкольного учреждения 13 Направления на приём детей в дошкольные учреждения 5 лет 14 Договоры законных представителей детей о взаимодействии с дошкольными учреждениями — После ухода ребенка из дошкольного учреждения 15 Заявления законных представителей детей о приёме детей в дошкольные учреждения 1 год После ухода ребенка из дошкольного учреждения 16 Табели учета ежедневной посещаемости детьми дошкольных учреждений 5 лет Весь документ размещен на сайте Министерства образования Республики Беларусь в разделе «Дошкольное образование», в нем содержатся следующие разделы: прием на работу, перевод, увольнение работников; проведение аттестации и установление квалификации работникам, охраны труда и др.

Номенклатура дел в ДОУ

Надежда Мальцева Название учреждения ПРИКАЗ от. 20__г. № ___ОД О номенклатуре дел на 20—20__ учебный год В целях правильного формирования дел МБДОУ детского сада №__ «___» г___, налаживания делопроизводства, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, а также в соответствии с ГК РФ (ст. 52, ТК РФ, Федеральным законом Российской Федерации от 29 декабря 2012 г.

N 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации», Приказом Министерства образования и науки Российской Федерации (Минобрнауки России) от 30 августа 2013 г. N 1014 г. Москва

«Об утверждении Порядка организации и осуществления образовательной деятельности по основным общеобразовательным программам — образовательным программам дошкольного образования»

, письмом Минобразования РФ от 30.03.1994 № 212/19-12 «О пакете образцов документов ОУ», «Примерной инструкции по делопроизводству в государственных органах управления образованием субъектов Российской Федерации» от 06.05.2002, во исполнения письма Министерства образования РФ от 20.12.2000, № 03-51/64 «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях», п р и к а з ы в а ю: 1.

Утвердить следующую номенклатуру дел по МБДОУ детскому саду №__ «___» г___: Номенклатура дел МБДОУ детского сада №__ «___» г___ на 20—20__ учебный год 01 Организационная работа Индекс Наименование Срок хранения Примечание 1 2 3 4 01 Организационно-правовое обеспечение ДОУ 01-01 Нормативно-правовые документы по деятельности ДОУ Постоянно До замены новыми 01-02 Устав ДОУ Постоянно До замены новым 01-03 Лицензия на право ведения образовательной деятельности Постоянно 01-04 Свидетельство о государственной аккредитации ДОУ Постоянно 01-05 Свидетельства о государственной регистрации права оперативного управления зданием и бессрочного пользования земельным участком Постоянно 01-06 Договор между ДОУ и Учредителем Постоянно До замены новыми 01-07 Свидетельство о регистрации в налоговом органе Постоянно 01-08 Правила внутреннего трудового распорядка 3 года 01-09 Коллективный трудовой договор Постоянно До замены новыми 01-10 Распорядительные документы вышестоящих организаций Постоянно До замены новыми 01-11 Журнал регистрации входящей документации 3 года 01-12 Журнал регистрации исходящей документации 3 года 01-13 Технический паспорт ДОУ Постоянно До замены новыми 01-14 Договора с родителями 5 лет 02 Документационно – информационное обеспечение (канцелярия) 02-01 Акты, справки проверок ДОУ вышестоящими организациями 5 лет 02-02 Статистические отчеты о деятельности ДОУ 5 лет 02-03 Акты, справки о деятельности учреждения 5 лет 02-04 Акты, заявления передачи и использования денежных средств и имущества, переданных в виде благотворительной помощи 5 лет 02-05 Акты готовности ДОУ к новому учебному году 5 лет 02-06 Приемосдаточные акты при смене руководства Постоянно 03 Воспитательно-образовательная работа 03-01 Образовательная программа ДОУ 1 год 03-02 Программа развития ДОУ 5 лет 03-03 Годовой план работы ДОУ 3 года 03-04 Протоколы заседаний педагогического совета Не менее 5 лет 03-05 Протоколы заседаний родительских собраний 5 лет 03-06 Учебный план ДОУ 3 года 03-07 Расписание непосредственно образовательной деятельности 1 год 03-08 Диагностические карты, отражающие состояние педагогического процесса 5 лет 03-09 Диагностические карты на воспитанников До выпуска ребенка в школу 03-10 Материалы по обобщению педагогического опыта 5 лет 03-11 Материалы по аттестации педагогов Постоянно 03-12 Перспективные планы образовательной работы 1 год 03-13 Календарно-тематические планы До выпуска группы в школу 03-14 Планы кружковой работы 1 год 03-15 Материалы контрольной деятельности в ДОУ 3 года 04 Медицинское обслуживание 04-01 Медицинская карта ребенка (ф. № 026/у-2000) 10 лет 04-02 Карта профилактических прививок (ф. № 063/у) 5 лет 04-03 Журнал контроля санитарного состояния ДОУ (форма №3013/у) 1 год 04-04 Журнал осмотра на педикулез и кожныезаболевания 1 год 04-05 Журнал учета приема детей в ясли (ф.

122/у) 1 год 04-06 Журнал учета инфекционных заболеваний 1 год 04-07 Книга учета контактов с острыми инфекционными заболеваниями (ф.

061/у – карантинный журнал) 1 год 04-08 Санитарный журнал (ф. 308/у) 1 год 04-9 Журнал травматизма 1 год 04-10 Журнал учета детей, направленных в туберкулезный диспансер 1 год после выпуска детей из ДОУ 04-11 Журнал изолятора (ф. 125/у) 1 год 04-12 Журнал учета санпросветработы (ф.

0380/у) 1 год 04-13 Журнал контроля за физкультурными занятиями 1 год 04-14 Журнал учета острой заболеваемости 1 год 04-15 Журнал дегельминтизации 1 год 04-16 Журнал учета профпрививок 1 год 04-17 Журнал учета движения детей по группам здоровья Постоянно До выпуска детей в школу 04-18 Журнал учета искусственной «С»-витаминизациии пищи 1 год 04-19 Журнал «Здоровье» 1 год 04-20 Диспансерный журнал (ф. 030/у) 1 год 04-21 Журнал бракеража готовой кулинарной продукции 1 год 04-22 Тетрадь оценки питания 1год 05 Кадровый состав 05-01 Приказы заведующего по личному составу о приеме, увольнении и перемещении работников и смене фамилии 75 лет 05-02 Документы к приказам по личному составу 3 года 05-03 Приказы заведующего по основной деятельности 75 лет 05-04 Приказы заведующего по административной деятельности Постоянно 05-05 Личные дела работников ДОУ 75 лет 05-06 Личные карточки работников ДОУ (ф.

№ Т-2) 75 лет 05-07 Трудовые книжки (подлинные) До востребования или 50 лет после ухода с работы 05-08 Книга учета движения трудовых книжек (и вкладышей в трудовые книжки) 50 лет 05-09 Журнал регистрации страховых свидетельств, ИНН 5 лет 05- 10 Книга учета личного состава работников ДОУ Постоянно 05-11 Книга движения детей ДОУ 10 лет 05-12 Книга учета будущих воспитанников 05-13 Журнал учета листов по временной нетрудоспособности 3 года 05-14 Должностные инструкции Постоянно До замены новыми 06 Финансово – хозяйственная деятельность 06-01 06.01 — 01 Технический паспорт ДОУ 06.01 — 02 Энергетический паспорт ДОУ 06.01 — 03 Землеустроительное дело 06.01 — 04 Проектно-сметная документация Постоянно До замены новым 06-02 Штатное расписание ДОУ 10 лет 06-03 Смета ДОУ 5 лет 06-04 Тарификационный список сотрудников ДОУ 75 лет 06-05 Договоры о материальной ответственности 5 лет после увольнения материально-ответственного лица 06-07 Инвентарные списки основных средств (ф. № ОС-13) 3 года 06-08 Книга складского учета материалов (ф. № М-17) 3 года 06-09 Ведомость оперативного (количественного учета движения и быстроизнашивающихся предметов, находящихся в эксплуатации) 3 года 06-10 Журнал регистрации боя посуды (ф.

№325) 3 года 06-11 Инвентаризационная опись (счислительная ведомость) 3года 06-12 Табель учета посещаемости детей (ф.

№305 или ф. № 305-Т) 1 год 06-13 Табель учета использования рабочего времени 75 лет 06-14 Технические паспорта на приборы и оборудование Постоянно До списания 06-15 Накопительная ведомость по расходу продуктов питания 1 год 07 Охрана труда и техника безопасности в ДОУ 07-01 Положение о комиссии по охране труда 5 лет 07-02 Вводный инструктаж по охране труда Постоянно до замены новым 07-03 Инструктаж по охране труда на рабочем месте Постоянно до замены новым 07-04 Инструкции по охране труда и технике безопасности Постоянно до замены новыми 07-05 Соглашение по охране труда между администрацией и профсоюзным комитетом ДОУ 1 год 07-06 Планы организационно-технических мероприятий по улучшению условий охраны труда в ДОУ 1 год 07-07 Планы и программы обучения работников по охране труда 1 год 07-08 Планы мероприятий по предупреждению детского дорожно­транспортного травматизма 1 год 07-09 Протоколы заседаний комиссии по проверке знаний по ОТ работников ДОУ 3 года 07-10 Журнал административно ­общественного контроля по охране труда Постоянно 07-11 Журнал регистрации вводного инструктажа 45 лет 07-12 Журнал регистрации инструктажа по охране труда на рабочем месте 45 лет 07-13 Журнал учета инструктажей по охране труда 45 лет 07-14 Журнал выдачи инструкций по охране труда 45 лет 07-15 Акты о несчастном случае с воспитанником (форма Н 2) 45 лет 07-16 Акты о несчастном случае на производстве 45 лет 07-17 Журнал регистрации несчастных случаев с воспитанниками 45 лет 07-18 Журнал регистрации несчастных случаев на производстве 45 лет 07-19 Акты проверки выполнения соглашения по охране труда между администрацией и профсоюзным комитетом ДОУ 5 лет Пожарная безопасность в ДОУ, ГО и ЧС 08 08-01 Инструкция о мерах противопожарной безопасности 5 лет 08-02 План противопожарных мероприятий Постоянно 08-03 План эвакуации Постоянно до замены новым 08-04 Приказ о противопожарном режиме в учреждении (4 раза) Постоянно до замены новыми 08-05 Приказ о создании добровольной пожарной дружины 1 год 08-06 Приказ о назначении ответственных лиц за пожарную безопасность 1 год 08-07 Инструкция о порядке действий персонала по обеспечению эвакуации в случае пожара 1 год 08-08 План проведения тренировки по эвакуации людей при пожаре 1 год 08-09 Журнал учета первичных средств пожаротушения 3 года Хранится у завхоза 08-10 Журнал регистрации противопожарного инструктажа Постоянно 08-11 Паспорт социально опасного объекта Постоянно 08-12 Списки детей по группам с адресами и телефонами родителей Постоянно до замены новыми 08-13 Схемы оповещения сотрудников ДОУ Постоянно до замены новыми 08-14 Схемы оповещения сотрудников ДОУ Постоянно до замены новыми 08-15 Схема оповещения при возникновении чрезвычайной ситуации Постоянно до замены новыми 09 Делопроизводство и архив.

№305 или ф. № 305-Т) 1 год 06-13 Табель учета использования рабочего времени 75 лет 06-14 Технические паспорта на приборы и оборудование Постоянно До списания 06-15 Накопительная ведомость по расходу продуктов питания 1 год 07 Охрана труда и техника безопасности в ДОУ 07-01 Положение о комиссии по охране труда 5 лет 07-02 Вводный инструктаж по охране труда Постоянно до замены новым 07-03 Инструктаж по охране труда на рабочем месте Постоянно до замены новым 07-04 Инструкции по охране труда и технике безопасности Постоянно до замены новыми 07-05 Соглашение по охране труда между администрацией и профсоюзным комитетом ДОУ 1 год 07-06 Планы организационно-технических мероприятий по улучшению условий охраны труда в ДОУ 1 год 07-07 Планы и программы обучения работников по охране труда 1 год 07-08 Планы мероприятий по предупреждению детского дорожно­транспортного травматизма 1 год 07-09 Протоколы заседаний комиссии по проверке знаний по ОТ работников ДОУ 3 года 07-10 Журнал административно ­общественного контроля по охране труда Постоянно 07-11 Журнал регистрации вводного инструктажа 45 лет 07-12 Журнал регистрации инструктажа по охране труда на рабочем месте 45 лет 07-13 Журнал учета инструктажей по охране труда 45 лет 07-14 Журнал выдачи инструкций по охране труда 45 лет 07-15 Акты о несчастном случае с воспитанником (форма Н 2) 45 лет 07-16 Акты о несчастном случае на производстве 45 лет 07-17 Журнал регистрации несчастных случаев с воспитанниками 45 лет 07-18 Журнал регистрации несчастных случаев на производстве 45 лет 07-19 Акты проверки выполнения соглашения по охране труда между администрацией и профсоюзным комитетом ДОУ 5 лет Пожарная безопасность в ДОУ, ГО и ЧС 08 08-01 Инструкция о мерах противопожарной безопасности 5 лет 08-02 План противопожарных мероприятий Постоянно 08-03 План эвакуации Постоянно до замены новым 08-04 Приказ о противопожарном режиме в учреждении (4 раза) Постоянно до замены новыми 08-05 Приказ о создании добровольной пожарной дружины 1 год 08-06 Приказ о назначении ответственных лиц за пожарную безопасность 1 год 08-07 Инструкция о порядке действий персонала по обеспечению эвакуации в случае пожара 1 год 08-08 План проведения тренировки по эвакуации людей при пожаре 1 год 08-09 Журнал учета первичных средств пожаротушения 3 года Хранится у завхоза 08-10 Журнал регистрации противопожарного инструктажа Постоянно 08-11 Паспорт социально опасного объекта Постоянно 08-12 Списки детей по группам с адресами и телефонами родителей Постоянно до замены новыми 08-13 Схемы оповещения сотрудников ДОУ Постоянно до замены новыми 08-14 Схемы оповещения сотрудников ДОУ Постоянно до замены новыми 08-15 Схема оповещения при возникновении чрезвычайной ситуации Постоянно до замены новыми 09 Делопроизводство и архив. 09-01 Номенклатура дел ДОУ Постоянно до замены новой 09-02 Договора о взаимоотношениях с организациями и учреждениями Постоянно до замены новыми 09-03 Локальные акты, регламентирующие деятельность органов самоуправления 09-03.01 Положение о педагогическом совете ДОУ 09-03.02 Положение об Общем собрании ДОУ 09-03.03 Положение о родительском собрании ДОУ 09-03.04 Положение о родительском комитете ДОУ 09-03.05 Положение о первичной организации профсоюза работников ДОУ 3 года 09-04 Локальные акты, регламентирующие вопросы организации образовательного процесса ДОУ 09-04 .01 Положение о комплектовании и отчислении детей в ДОУ 09-04 .02 Положение о выпускнике 09-04 .03 Положение о методическом кабинете 09-04 .04 Положение о самообразовании работников 09-04 .05 Положение о годовом планировании 1 год

Рекомендуем прочесть:  Как стать партнером в такси везет

Изменились сроки хранения дел. Новая номенклатура дел?

17 февраляС 18 февраля 2021 года изменены сроки хранения управленческих, в том числе кадровых, документов.

Сроки хранения отражены в номенклатуре дел организации. Необходимо ли ее переутверждать?Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел. Номенклатура дел используется для составления описей дел структурных подразделений постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.Номенклатура дел должна быть утверждена в следующих организациях, являющихся источником комплектования государственного и муниципального архива:— государственные органы;— органы местного самоуправления;— негосударственные организации (если в деятельности организации образуются документы, представляющие для общества и государства историческую, научную и культурную ценность).Вышеуказанный перечень предусмотрен статьей 20 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон № 125-ФЗ).Для некоторых организаций, не являющихся источником комплектования госархива, нормативными правовыми актами также могут устанавливаться требования о ведение номенклатуры дел.

В частности, для акционерных обществ такое требование содержится в Постановлении ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс

«Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ»

.Что касается иных организаций, то законодательство не содержит прямого требования о ведении номенклатуры дел в организации. Однако часть 1 статьи 17 Закона № 125-ФЗ обязывает организации и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение установленных сроков.

Именно в номенклатуре дел можно систематизировать и прописать сроки хранения всех документов организации.Таким образом, кроме перечисленных случаев обязательного составления номенклатуры дел, для обеспечения сохранности документов рекомендуется утверждение номенклатуры дел в любой организации независимо от формы собственности.Для правильного оформления и соблюдения порядка согласования и утверждения номенклатуры дел необходимо ориентироваться на следующие нормативные правовые акты и документы.

  1. Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (разработаны в соответствии с государственным контрактом от 30 ноября 2015 г. № 073 по заказу Федерального архивного агентства).
  2. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526;
  3. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), одобренная коллегией Главархива СССР 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33 (п. 3.2.5);
  4. Основные Правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (п. 3.4);

Номенклатура дел подготавливается службой делопроизводства или лицом, ответственным за делопроизводство в организации.При подготовке номенклатуры дел могут быть использованы типовые и примерные номенклатур дел, утвержденные вышестоящими организациями.Подготовленная номенклатура дел визируется лицом, ответственным за архив, согласовывается с экспертной комиссией организации и утверждается руководителем организации.Номенклатура дел составляется на календарный год, вводится в действие с 1-го января нового календарного года и подлежит ежегодной корректировке.Организации – источники комплектования госархивов должны раз в 5 лет перед утверждением номенклатуры дел согласовывать ее с экспертно-проверочной комиссией госархива.Основанием для пересоставления, согласования и утверждения номенклатуры дел является изменение функций и структуры организации.Ниже образец номенклатуры дел, предусмотренный Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях.Приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 изменены сроки хранения управленческих, в том числе кадровых, документов. Одним из нововведений является изменение сроков хранения документов по личному составу. В частности, дела, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, должны храниться 75 лет, а законченные делопроизводством после 1 января 2003 года — 50 лет.Ниже представлены ряд документов с новыми сроками хранения.Пересоставление, согласование и утверждения номенклатуры дел, как указывалось выше, осуществляется при изменении функций и структуры организации.

Кроме того, включение в разделы номенклатуры дел в течение года новых заголовков дел не требует ее повторного согласования и утверждения.

Формальное основание для переутверждения отсутствует, однако, в связи со значительными изменениями в наименовании и сроках хранениях дел рекомендуется утвердить новую номенклатуру дел.Со всеми новостями можно ознакомиться Все статьи о применении трудового законодательства и ведении кадрового делопроизводства можно прочитать

ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ И ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В МБДОУ ДЕТСКИЙ САД КОМБИНИРОВАННОГО ВИДА №11 Полякова Н.Н., Хрипунова Е.А. ФГБОУ ВПО «Орловский государственный университет» nadia.polyakowa@ yandex.ru В процессе деятельности детского сада создаются различные виды документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время.

Быстрый поиск и использование этих документов возможны лишь при четкой их классификации [3]. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации с указанием сроков их хранения, по установленной форме [4]. Она предназначена для группировки родственных документов в дела, систематизации учета дел, определении сроков хранения. Номенклатура дел используется при построении информационно-справочной системы и является основой для составления описей дел постоянного и временного сроков хранения (свыше 10 лет).

Номенклатура дел в детском саду составлена заведующим, пересматривается она в соответствии с требованиями ежегодно. Построена номенклатура дел по функциональному принципу, введена в действие приказом заведующего детским садом, что соответствует современным потребностям [6]. Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой и систематизация документов внутри дела.

Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка. В учреждении не соблюдается этот принцип, в течение всего года ведется всего две папки: «входящая документация» и «внутренняя документация» [2]. Папка с внутренними документами содержит все организационные, распорядительные и исходящие документы, созданные в учреждении.

В папке «входящие документы» хранятся документы, которые поступают из других учреждений.

Формирование дела состоит из ряда операций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам, расположение документов внутри дел в определенной последовательности, оформление обложек дел.

Дело — это документ или группа документов по одному или родственным вопросам. Объединяющим фактором при формировании дела является не только сущность вопросов, отраженных в документах дела, но и срок хранения документов. В одно дело помещаются документы только с одинаковыми сроками хранения. Если в процессе ведения делопроизводства сформированы дела, объединяющие документы с разными сроками хранения, то при передаче их на хранение необходимо переформировать дела.
Если в процессе ведения делопроизводства сформированы дела, объединяющие документы с разными сроками хранения, то при передаче их на хранение необходимо переформировать дела. Делопроизводитель не соблюдает правила формирования документов в дело.

При формировании в дело помещаются документы с разными сроками хранения и разные виды документов, что, в свою очередь, затрудняет последующую работу с документами и их поиск.

Документы текущего года хранятся в приемной заведующего детским садом, в закрытом шкафу. При формировании дел соблюдаются следующие правила: 1) в дело подшиваются только исполненные документы; 2) в дело подшиваются документы в одном экземпляре; 3) в дело группируются дела одного календарного года, за исключением переходящих документов; 4) документы помещаются в дело со всеми приложениями или дополнительными материалами; 5) в дело помещают не более 250 листов. Подготовка документов к хранению включает ряд работ подготовительного характера: проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформлению дел, составление описей дел и актов об уничтожении документов и дел.

Это предусмотрено требованиями Федерального закона «Об архивном деле в РФ» [5]. МБДОУ Детский сад комбинированного вида №11 относится к источнику комплектования Мценского городского архива Орловской области. Согласно существующему порядку комплектования архива документами образовательных учреждений документы с постоянными сроками хранения передаются в ведомственный архив из образовательного учреждения один раз в 5 лет.

Основными видами документов с длительными сроками хранения являются: — распорядительные документы по основной деятельности и по личному составу; — бухгалтерские документы по вопросам основной деятельности и по личному составу. Ежегодная экспертиза ценности документов МБДОУ Детский сад комбинированного вида №11не проводится, экспертная комиссия не существует. Это объясняется тем, что объем документооборота небольшой, они занимают немного места, поэтому, по мнению администрации, нет необходимости в упорядочении дел.

С течением времени объем документов, требующих рассмотрения экспертной комиссией, будет расти, поэтому наиболее приемлемым вариантом обеспечения рациональной работы экспертной комиссии учреждения является ежегодный отбор документов, утративших свою практическую ценность и их уничтожение [7]. Все дела, независимо от сроков хранения, хранятся в архиве учреждения, который представляет собой помещение, приспособленное для хранения документов. Передача документов на хранение в архив осуществляется по мере накопления документов [1].

Освещение архива минимальное, на окнах — светонепроницаемые шторы.

В помещении поддерживается оптимальный температурный режим хранения: 18-20 градусов. Документы размещаются на стеллажах, которые расположены перпендикулярно оконным проемам с целью защиты документов от светового воздействия. Архивное помещение подвергается влажной уборке.

Однако в учреждении не соблюдаются все требования, предъявляемые к архивным помещениям.

Так, например, стены в архиве оклеены обоями, а это запрещено, так как обои являются легковоспламеняющимся материалом. Доступ к архивным документам имеют только делопроизводитель и заведующий. Список использованных источников:

  • Закон Орловской области от 06.07.1999 N 109-ОЗ (ред. от 30.05.2006)»Об архивном деле в Орловской области.
  • Кузнецов С.Л. Новая концепция архивного дела в Российской Федерации//Современные технологии делопроизводства и документооборота. — 2013. — №1.
  • Шалатонова Полина. Документирование уничтожение документов с истекшими сроками хранения// делопроизводство и документооборот на предприятии. — 2012. — №10. — С. 58-70.
  • Шалатонова Полина. Составляем номенклатуру дел на следующий год// Делопроизводство и документооборот на предприятии. — 2012. — №11. — С. 78.
  • Приказ Министерства народного образования РСФСР от 20.09.88 №41 «О документации детских дошкольных учреждений».
  • Основные правила работы архивов организации. — М., 2002.
  • Федеральный Закон Российской Федерации 22 октября 2004 г. № 125- ФЗ (ред. от 27.07.2010 № 227-ФЗ) «Об архивном деле в Российской Федерации».

Номенклатура дел в 2021 году: сроки хранения документов и новые штрафы

29 Сентября 2021 в 14:24 Номенклатура дел — сводный перечень наименований документов делопроизводства в организации с указанием сроков их хранения.

Ведение кадрового делопроизводства в любой организации обусловлено требованием законодательства и различной ценностью кадровой информации.

Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Государственная дума приняла во втором чтении № с поправками к об ужесточении санкций за неправильное хранение архивной документации. Автором инициативы выступил .

Штрафы вырастут для должностных и юридических лиц.

Сейчас нормами предусмотрена административная ответственность за нарушение правил:

  1. хранения;
  2. учета;
  3. комплектования;
  4. использования архивных документов.

Наказанием за подобное нарушение является предупреждение либо штраф для должностных лиц в размере от 300 до 500 руб.

Для организаций ответственность за это не предусмотрена.

Законодатели предлагают сохранить предупреждение для должностных лиц за первое нарушение, а размер штрафа увеличить:

  1. для юридических лиц — от 5000 до 10000 руб.
  2. для должностных лиц — от 3000 до 5000 руб.;

Новые нормы начнут действовать спустя 10 дней после официального опубликования принятых и подписанных президентом поправок к , то есть еще в этом году. Избежать неожиданных штрафов помогут .

Эксперты ежедневно обновляют все материалы, а система напоминает о нововведениях. Продолжительность нахождения в архиве документации по номенклатуре дел определяет архивное законодательство. Недавно установил новые сроки хранения кадровых документов, поэтому рекомендуем пересмотреть ЛНА, чтобы учесть в них изменения.

Недавно установил новые сроки хранения кадровых документов, поэтому рекомендуем пересмотреть ЛНА, чтобы учесть в них изменения. Сроки хранения документов устанавливают:

  • , который обязывает сохранять определенную документацию в течение времени, установленного в нормативных актах.
  • , утвердивший перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения (Перечень), где определены обязательства для всех организаций по разного рода документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
  • Трудовой кодекс РФ, статьи , .
  • «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные (носят методический и информационный характер).

Не стоит забывать, что нормативные акты, которые определяют, сколько хранятся документы в архиве организации, носят рекомендательный характер. 18.02.2021 утратил силу. Взамен появился перечень сроков хранения документов в организации на 2021 год, утвержденный .

Новый документ изменил сроки для различных документов, а по некоторым позициям позволил компаниям не хранить бумаги. Учитывайте эти изменения в ЛНА.

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и сохранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции. Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной . Под формированием дел следует понимать группирование исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Под формированием дел следует понимать группирование исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел. Ниже приведен порядок формирования дел:

  • номер дела (в соответствии с номенклатурой);
  • один оригинал, за исключением нескольких случаев;
  • наименование структурного подразделения (в полном виде);
  • заголовок дела;
  • наименование организации (в полном виде);
  • изданные в одном календарном году.
  • В дело подшиваются:
    • только оформленные и исполненные документы;
    • один оригинал, за исключением нескольких случаев;
    • изданные в одном календарном году.
  • срок хранения документов по номенклатуре, к примеру срок хранения приказов по основной деятельности — постоянно, но если организация не является источником комплектования архивов, то до ее ликвидации.
  • Чтобы не понадобилась дополнительная расшифровка, на обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:
    • наименование организации (в полном виде);
    • наименование структурного подразделения (в полном виде);
    • номер дела (в соответствии с номенклатурой);
    • заголовок дела;
    • срок хранения документов по номенклатуре, к примеру срок хранения приказов по основной деятельности — постоянно, но если организация не является источником комплектования архивов, то до ее ликвидации.
  • только оформленные и исполненные документы;

Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) требуется разделение на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, и, как правило, их подшивают в разные дела.

На каждом ставят сроки хранения приказов по личному составу, например на папке с приказами о предоставлении отпуска по уходу за ребенком — 75 лет, с приказами о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска — 5 лет, с приказами о дисциплинарных взысканиях — 3 года и т.

д. В таблице приведены сроки хранения документов по номенклатуре дел и статьи по перечню, который действует с начала 2021 года. Продолжительность нахождения в архиве компании (лет) Наименование документов 1 Данные лиц, не принятых на работу 3 Записи о трудовой дисциплине 5 Акты, предписания, отчеты по технике безопасности Выписки по улучшению условий и охраны труда Документы по технике безопасности и ее соблюдению 50, если не были востребованы Личные сведения, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.) 75 Характеристики и , ЭПК* Учетные данные, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника Личные дела руководителей, ЭПК Постоянно

  1. данные к ним, ДМН*.
  2. коллективные договоры;

* ЭПК — документы, которые после истечения установленного для них срока отбирают для постоянного хранения.

ДМН — до минования надобности, но не менее года.

Более подробные направления деятельности организаций приведены в Перечне, состоящем из 12 разделов.

Непосредственно к кадровой службе относятся следующие: 1.2, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4. Таблица с приведением примерного перечня кадровых документов: Таблица сроков хранения документов в организации в 2021 году Постоянное П. 8 ч. 1 (премировании и материальном стимулировании) , Приказы по основной деятельности Длительное Приказы о приеме, переводе, увольнении, об отпусках без сохранения содержания Ст.

, , , ч. 1 , п. 6 ч. 1 ТК РФ 75 75 Журналы, книги регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении 75 Ч. 3

  1. 5;
  2. при вредных и опасных условиях труда — 75.

Трудовые договоры, соглашения к ним , , , ТК РФ 75 Ограниченное Протоколы заседаний, постановления аттестационных и квалификационных комиссий 10 Приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков Ст.

, , , , , , ТК РФ 5 Расчеты, анализы, справки о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда Ст.

, , ТК РФ 5 Заявки, сведения, переписка о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников 5 Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок 5 Приказы по личному составу (повышение квалификации, премирование и поощрение работников, отпуск по уходу за ребенком или за свой счет и др.) 75 Приказы о командировании, о дежурствах 5 Приказы о дисциплинарных взысканиях 3 Книги, журналы, карточки учета отпусков, выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы 5 1 3 Ч. 4 1 Перечень профессий с ДЗН (до замены новыми) Срок хранения входящей и исходящей корреспонденции 5 Документы с постоянным сроком хранятся в коммерческих организациях до их ликвидации.

А вот в государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив. Необходимо учесть особую роль экспертной комиссии при установлении периода, в течение которого необходимо хранить дела в кадровой службе. В схеме 1 можно увидеть задачи, решаемые вышеуказанным органом.

Положение о работе такой комиссии, как правило, разрабатывается на основе .

При установлении времени в графе 4 номенклатуры дел ставится отметка:

  1. «до минования надобности» или «до замены новыми», т. е. время устанавливается организацией самостоятельно (не менее 1 года).
  2. по данным протокола (ЭК), если таковой не имеется — приказ руководителя организации;

Срок хранения документов по номенклатуре дел начинается с 1 января следующего календарного года. Дела с истекшими сроками хранения готовятся к уничтожению. Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо.

Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же типа информации, выбор лучше сделать в пользу большего. В ст. , , , , КоАП РФ предусмотрена различная административная и гражданско-правовая ответственность, если не соблюдать перечень сроков хранения бухгалтерских документов в организации или кадровой документации: от предупреждения и наложения штрафа до дисквалификации. Дела об административных правонарушениях в области архивного законодательства рассматриваются в гражданском судопроизводстве.

По большей части в настоящее время контроль направлен на выявление существующих нарушений. Проверяющие ориентируются на Правила организации хранения, разработанные Минкультуры 2007 года. Несмотря на то что нормативный акт является несколько устаревшим, новый не разработан.

В настоящее время используются минимальные штрафы в соответствии со , но не стоит этому радоваться, так как они применяются в основном к государственным и муниципальным архивам. А вот в отношении к коммерческим организациям действует , предусматривающая штрафы намного выше — в некоторых случаях 300 000 руб. Автор: Подпишитесь на новости Клуба кадровиков Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.

Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес. Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться ГОСТ по делопроизводству и документообороту — это свод правил по оформлению организационно-распорядительных документов. С 01.07.2018 вступил в силу новый национальный стандарт, который является добровольным, но большинство работодателей все же собираются привести свой документооборот к измененным стандартам.

Расскажем, каков порядок работы с документацией, чем отличаются новые требования, как выглядит инструкция по кадровому делопроизводству по новому ГОСТу. 09 Июля 2021 в 16:31 Общие требования к текстовым документам ГОСТ 2.105-95 и ГОСТ Р 2.105-2019 — это свод правил, призванный стандартизировать форму заполнения конструкторской документации. Они содержат нормы, которым должны подчиняться структура и состав текстов в сфере строительства, приборостроения и машиностроения.

13 Июня 2021 в 12:13 Впервые столкнувшись с делопроизводством, бывает непросто определить, на что в первую очередь обратить внимание и как разобраться в потоке дел и документов.

С чего начать и как построить систему документооборота, которая будет отвечать всем требованиям организации? Рассмотрим основные моменты. 26 Мая 2021 в 14:01 Электронная подпись — это удобная возможность подтверждения подлинности авторства документа или информации, имеющая юридическую силу.

При возникновении непредвиденной ситуации, например утрате цифрового ключа, необходимо знать, как его отозвать.

27 Августа 2021 в 10:10 Отдел кадров, HR-департамент, служба управления персоналом — названия этого структурного подразделения, как и круг обязанностей, варьируются от компании к компании.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+