Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Другое - Официальное письмо в адрес вуза

Официальное письмо в адрес вуза

Официальное письмо в адрес вуза

Письмо-просьба


55615 – один из наиболее распространенных вариантов деловой корреспонденции. В среде предпринимателей такие письма используются тогда, когда представители одной организации обращаются к другой с просьбой о какой-либо услуге. Такие послания могут применяться в совершенно разных ситуациях, например, при потребности получить сведения о продукции, увидеть образцы товара, встретить командировочного, согласовать какие-то действия и т.п. Примеры писем-просьб: — — — — — — — — Предлагаем вашему вниманию для скачивания общий шаблон такого документа:

  1. Проверено экспертом
  2. Онлайн просмотр
  3. Бланк и образец
  4. Бесплатная загрузка

ФАЙЛЫ по понятным причинам не имеет стандартного образца, но, несмотря на это оно является формой официального документа.

Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики. Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату.

Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату. Как и любой другой документ, данное письмо должно содержать вводную часть, а именно:

  1. цель обращения («для решения вопроса», «во избежание конфликта», «с целью устранения нарушений» и т.п.).
  2. причину обращения («ввиду задержки», «в связи с получением», «исходя из результатов» и т.д.);
  3. ссылки на основание («на основании устной договоренности», «на основании проведенных переговоров», «на основании телефонного разговора» и т.д.);
  4. сведения о предприятии-отправителе, высказывающем просьбу и компании, к которой она адресована;

Далее следует основная часть, касающаяся непосредственно просьбы. Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.), а поскольку такое послание, в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере.

Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента («зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.). Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами.

Негласные правила переписки между организациями гласят о том, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными комментариями по каждому пункту.

Следует отметить, что такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем. Если письмо подразумевает получение ответа в определенный срок, то это необходимо максимально корректно обозначить в тексте послания. Отправляют и получают письма, как правило, секретари организации (в крупных компаниях этим занимаются целые отделы).
Отправляют и получают письма, как правило, секретари организации (в крупных компаниях этим занимаются целые отделы).

После составления или прочтения они передают их для ознакомления руководителю предприятия. Исключения составляют послания, с пометкой «конфиденциально» или «лично в руки» — такие письма передаются непосредственно адресату.

Поскольку данное послание является частью корпоративной корреспонденции, то вначале него нужно указать автора, а именно: наименование компании-отправителя, ее фактический адрес и телефон для связи. Затем нужно внести данные об адресате: также название предприятия и конкретного получателя. Далее посередине строки можно сразу обозначить, что это письмо-просьба (но это необязательно).

Следующая часть письма касается непосредственно просьбы.

Предварительно, желательно ее обосновать и уже затем высказывать саму суть просьбы. В завершение письмо нужно подписать (лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо), а также поставить дату создания документа.

Письмо можно отравить электронной почтой или через факс – это быстро и удобно, однако консервативное отправка через Почту России позволит солидно и привлекательно оформить письмо.

Например, высказать просьбу можно письменно от руки красивым каллиграфическим почерком или же распечатать текст на хорошей, дорогой бумаге.

Внимание к подобным мелочам даст понять адресату, насколько уважительно относится к нему оппонент, а также лишний раз подчеркнет значимость просьбы.

Единственное, что следует помнить – письма через обычную почту идут долго, поэтому послание нужно отправлять заранее, чтобы документ вовремя был доставлен получателю.

Данное послание, как любой другой документ должен быть зарегистрирован в журнале исходящей документации. Точно также получатель письма регистрирует приход корреспонденции. В случае недоразумений, случающихся в деловых отношениях, фиксация факта отправки и получения писем поможет быстро разобраться в ситуации.

Итак, мы уяснили, что письмо-просьба представляет собой письмо, в котором содержится просьба к получателю. Цель текста – побудить получателя выполнить действие, выгодное отправителю. В письме должна содержаться сформулированная просьба, обоснование ее.

Желательно сформулировать прошение так, чтобы обосновать, почему получателю должно быть выгодно выполнить просьбу. Отправитель должен не просто знать правила составления текста, но и учитывать психологические нюансы. Далее рассмотрим конкретные шаблоны-примеры в зависимости от ситуации.

Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц. От НКО «Помощь пенсионерам» Депутату Законодательного собрания Иванову И.

И. Здравствуйте, Иван Иванович. Я представитель некоммерческой организации «Помощь пенсионеров».

Мы занимаемся оказанием помощи одиноким пенсионерам: приносим продукты, помогаем в уборке и ремонте.

Наша организация существует уже 5 лет. Ранее с финансированием деятельности мы справлялись сами, однако, в связи с расширением НКО, средств начало не хватать.

Деньги нам нужны на аренду помещения, выплату зарплат сотрудникам, покупку оборудования. На недавнем собрании Правительства президент упомянул о сложном положении пенсионеров, заметил, что ситуацию нужно срочно менять.

В связи с этим прошу у вас 200 000 рублей на нужды НКО «Помощь пенсионеров». С уважением, Петрова А. А. Пояснение: Вышеприведенный текст составлен по всем правилам.

В нем есть:

  1. Упоминание о Президенте. Нужно для обоснования выгоды спонсирования для чиновника. В чем заинтересован депутат? В карьерном росте. Помощь организации поможет достигнуть этой цели.
  2. Наименование НКО и пояснение ее деятельности.
  3. Просьба о деньгах, пояснение их необходимости (деньги нужны на аренду и зарплаты).

Также указана конкретная сумма средств, в которой нуждается коммерческая организация. Письмо обычно направляется партнерам компании.

В тексте желательно обосновать обоюдную выгоду для обеих компаний. Начальнику компании «ААА» Иванову И.

И. От руководителя компании «БББ» Петрова Б. Б. Здравствуйте, Иван Иванович.

Мы желаем заказать у вашей компании комплект продукции (уточнить). Вашим товаром мы заинтересовались на региональной выставке. Если вы согласны, просим сообщить условия поставки и удобные для вас сроки. Гарантируем своевременную оплату. Надеемся, это станет началом взаимовыгодного сотрудничества. Наши контакты: (уточнить). С уважением, Борис Борисович.
Наши контакты: (уточнить). С уважением, Борис Борисович. Обычно такие тексты направляются поставщикам компании.

К примеру, организация организует выставки. У нее есть поставщик – типография, которая поставляет брошюры, стенды, буклеты и прочее.

Стоимость услуг довольно высока. Наступил кризис, и компании стало сложно оплачивать товары типографии.

Это вполне может стать повод для того, чтобы попросить скидку.

Начальнику компании «Восток» Иванову И. И. От руководителя компании «Запад» Петрова Б. Б. Здравствуйте, Иван Иванов. Нашей организации коснулся финансовый кризис. Количество заключенных договоров с нами сократилось на 20%. К сожалению, кризис затронул не только нас, но и наших клиентов. Люди не могут платить за наши услуги в том же объеме, что и ранее.

Люди не могут платить за наши услуги в том же объеме, что и ранее. Поэтому мы предоставили скидку на билеты в размере 25%. В связи со сложной финансовой ситуацией, наша компания просит вас о скидке в размере 15% на оставшиеся полгода сотрудничества по договору.

Мы разослали письма с просьбой о скидке всем нашим поставщикам. Если 20% наших партнеров предоставит нам выгодные условия, наша компания устоит в сложное время и не закроется. Нам уже предоставили скидку арендодатели и телефонная компания.

Мы надеемся сохранить взаимовыгодные отношения с вашей типографией.

С уважением, Борис Петров. Пояснение: В письме есть следующие важные пункты:

  1. Объяснение необходимости скидки.
  2. Указание точного размера скидки, сроков.
  3. Косвенное указание, что если типография не предоставит скидку, компания расторгнет контракт.

Текст нужно составить так, чтобы письмо дочитали до конца и согласились на предложенные условия. Арендная плата «съедает» бюджеты большинства организации. Ее уменьшение позволяет компании продержаться на плаву в сложное время.

Письмо следует направлять арендодателю. Начальнику компании «Плюс» Иванову П. П. От руководителя компании «Минус» Петрова И.

И. Здравствуйте, Петр Петрович. Нашу компанию затронул финансовый кризис. Покупательная способность потребителей уменьшилась, доходы бизнеса уменьшились.

В связи с этим просим вас снизить арендную плату на 10%. За все время нашего сотрудничества мы ни разу не задерживали выплаты. Надеемся, что вы пойдете нам на уступки, и мы сохраним наши деловые отношения.

Рекомендуем прочесть:  Ценр занятости болотное

Мы гарантируем своевременную оплату аренды, несмотря на тяжелые финансовые условия.

С уважением, Иван Иванович. Пояснение: В письме важно упомянуть то, что прежде компания выполняла свои обязательства в полной мере. Арендодатель должен быть уверен в том, что арендодатель будет и в дальнейшем осуществлять выплаты. Получатель также должен понимать, что если он не согласиться на предложенные условия, арендатор откажется от его услуг.
Получатель также должен понимать, что если он не согласиться на предложенные условия, арендатор откажется от его услуг. Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями.

Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.

Начальнику компании «Деньги вот-вот будут» Иванову И.

И. От руководителя компании «Где деньги» Сидорова П. П. Уважаемый Иван Иванович, просим вас погасить задолженность перед нашей компанией в размере 200 000 рублей. Все это время мы продолжали сотрудничество с вами, надеясь на продолжение деловых отношений.

Однако сейчас мы вынуждены приостановить предоставление услуг в связи с отсутствием выплат. Сумма вашего долга составляет 200 000 рублей. Просим оплатить его до 1 марта 2017 года.

Если задолженность не будет погашена, мы будем вынуждены решать вопрос в судебном порядке. С уважением, Петр Петрович. Пояснение: В письме обязательно нужно указать следующие пункты:

  1. Точная сумма долга.
  2. Меры, которые примет компания, если выплат не поступит.
  3. Дата, до которой нужно выплатить задолженность.

В тексте можно упомянуть о длительном успешном сотрудничестве с организацией.

Это должна быть именно просьба, а не требование. Требование составляется по другому шаблону. Организация поставила компании партию продукции, однако не оплатила ее.

Образовался долг, но дебитора отсутствуют средства для оплаты. В этом случае имеет смысл составлять письмо-просьбу об отсрочке. Начальнику компании «Где деньги» Сидорову П.

П. От руководителя компании «Деньги вот-вот будут» Иванова И.

И. Уважаемый Петр Петрович, мы не оплатили долг в размере 200 000 рублей.

От своей задолженности мы не уклоняемся, однако сейчас выплаты в полном объеме сделать не можем в связи с тяжелым финансовым состоянием.

На протяжении 2 лет мы поддерживали с вами успешные деловые отношения, не срывали сроков выплат.

Сегодня мы просим о рассрочке платежа. Наша компания готова оплатить задолженность в два этапа:

  1. 100 000 рублей будет внесено до 1 апреля 2017 года.
  2. 100 000 рублей мы внесем до 1 марта 2017 года.

Обещаем вам своевременное внесение платежей.

Спасибо за понимание. С уважением, Иван Иванович. Задолженность компании может быть выплачена другой организацией.

Разумеется, юридическое лицо не будет оплачивать доли просто так.

Обычно письмо-просьба направляется должнику компании или другому лицу, которое имеет обязательства перед компанией.

Начальнику компании «Деньги вот-вот будут» Иванову И.

И. От руководителя компании «Где деньги» Сидорова П.

П. Уважаемый Иван Иванович, у вас существует долг перед нашей компанией в размере 300 000 рублей.

У нашей организации также появился долг перед другой компанией в размере 200 000 рублей. Просим вас оплатить нашу задолженность перед кредитором в размере 200 000 рублей. Взамен мы предоставим вам рассрочку на остаток долга, о которой вы просили ранее.

Спасибо за понимание. С уважением, Петр Петрович. Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи.

о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры. Директору компании «ААА» Петрову Б.

Б. От общественной организации «Дарим добро» Уважаемый Борис Борисович, я являюсь представителем общественной организации «Дарим добро». Мы занимаемся организацией и проведением праздников для детей из приюта.

Мы просим вас о помощи в организации поставок питания на праздник. Разумеется, на мероприятии мы упомянем вас и вашу компанию. На празднике будут присутствовать представители законодательного собрания, общественности.

Связаться с нами вы можете по телефону ХХХ С уважением, Иван Иванович.

Подводя итог Объединим все правила составления письма-просьбы. Сначала нужно представиться, рассказать о своей деятельности.

Но вступительная часть не должна быть затянута.

Наша цель – побудить получателя прочитать письмо. Если текст будет слишком длинным, получатель вряд ли дочитает его до конца.

Затем нужно приступить к изложению своей просьбы. Обязательна точность: указание сроков, суммы средств.

Важно понять, что получатель должен почувствовать свою выгоду.

А потому в письме нужно указать, почему организации будет выгодно выполнить просьбу. В завершении нужно вежливо и без заискивания попрощаться.

Обращения и жалобы в Департамент образования: правила составления и подачи заявлений

Содержание

  1. бесплатно

Взаимоотношения между образовательными учреждениями, их учениками, их родителями, а также опекунами регулируются в первую очередь:

  1. Территориальными нормативными актами.
  2. Федеральным законом от 27 июля 2006 No 152 года о персональных данных;
  3. Федеральным законом об образовании от 29 декабря 2002 года No 273;
  4. Федеральным законом от 2 мая 2006 года No 59 о порядке рассмотрения обращений;
  5. Правительственным постановлением от 19 марта 2001 года No 196;
  6. Конституцией РФ;
  7. Статьями Гражданского кодекса РФ;

Законные представители учащихся имеют гарантированное право на защиту интересов своих детей и подопечных.

Поэтому если возникает конфликт с заведением в котором обучается человек, то у граждан есть возможность написать претензионное письмо в Департамент образования от своего лица или от имени коллектива.

Для более эффективного рассмотрения жалобы сначала следует в письменной форме обратиться к руководству учебного заведения.

После этого необходимо обратиться в территориальное отделение управления образования по месту нахождения заведения, к которому у вас есть претензии.

Только после этого целесообразно обращаться в Министерство образования и науки Российской Федерации. До того как вы решите подать жалобу в Министерство образования, необходимо чётко понимать, что находится в его компетенции и имеет ли смысл обращаться туда с вашим вопросом.

Кроме того, следует обратить внимание на то, что Министерство образования является исполнительным органом, сфера деятельности которого охватывает всю территорию Российской Федерации.

В свою очередь, Департамент образования — это территориальный орган с такими же полномочиями, но действующими на муниципальном уровне.

К основным полномочиям Министерства и Департамента относятся:

  1. Разработка и утверждение методик, связанных с работой и управлением образовательного учреждения.

  2. Выдача распоряжений, руководство в образовательных учреждениях, включая те, где занимаются досуговым развитием;
  3. Распределение средств из бюджета и контроль над их применением;
  4. Создание для граждан условий, благодаря которым они могут реализовать своё право на получение образования;
  5. Контроль над соблюдением действующих норм российского законодательства в сфере образования;

Из вышесказанного видно, что написать жалобу в Департамент или Министерство образования можно при любом несоответствии, которое было зафиксировано в учебном учреждении. Более подробно причины для обращения в такой орган, как Минобразования, рассмотрим ниже. Родители могут подавать свои жалобы и претензии в Департамент образования, когда возникший конфликт невозможно решить с руководством дошкольного, учебного, досугового учреждения.

Соответственно, жалоба подаётся Министру образования и науки РФ, только если конфликтную ситуацию не получается решить и на уровне территориального Департамента образования. Существуют следующие основания, чтобы подать свою претензию:

  1. К ученику относятся предвзято, нарушаются его свободы или права;
  2. Неправомерное перемещение в электронной очереди вниз списка;
  3. Некомпетентность педагогов.
  4. Насилие психологического и физического характера;
  5. Ненадлежащий присмотр за детьми, в результате чего возникли травмы, увечья;
  6. Трудности с записью ребёнка в детский сад, школу;
  7. Конфликты с сотрудниками и руководством учебного заведения;

  8. Превышение должностных полномочий;
  9. Поборы и взяточничество;
  10. Знания ученика неправильно оцениваются;

Если выявленные нарушения попадают под уголовную ответственность, следует обращаться в такие структуры, как полиция, прокуратура и судебные органы.

Обратите внимание на основные требования к заявлениям, перед тем как писать вашу жалобу в Министерство образования:

  1. Основная часть — текст, в котором обстоятельства вашего вопроса излагаются чётко, в хронологической последовательности, только факты, без эмоциональности, угроз, нецензурных выражений и оскорблений;
  2. Обязательно указывается перечень прилагаемых документов;
  3. Требования не могут излагаться в стиле «уволить преподавателя», «наложить штраф». Вы можете просить лишь проведения проверки, устранения нарушений, наказания нарушителей в соответствии с законом;
  4. Обязательно должны быть реквизиты вверху справа — адресат (кому направлено письмо и на какой адрес) и адресант (от кого поступает обращение, Ф. И. О., адрес регистрации, контактные данные);
  5. В конце жалобы ставится дата её подачи и подпись заявителя.
  6. Наименование документа должно включать в себя краткое содержание документа, например: «Жалоба на некомпетентность преподавателя»;

Чтобы иметь представление о том, как выглядит претензия в отдел образования, к вашему вниманию — шаблон заявления и заполненный образец, который ниже можно скачать. (Полное наименование департамента образования, в который вы направляете документ, адрес его месторасположения) От (ваши фамилия, имя, отчество), проживающего по адресу: ___________________________ Жалоба на ________________________________ (Описание обстоятельств дела, при которых произошли, были обнаружены нарушения, ссылки на доказательства, если имеются) Учитывая изложенное выше, Прошу: 1 Произвести проверку (наименование учреждения, адрес).

2 Содействовать устранению выявленного нарушения. 3 Привлечь нарушителей к ответственности в соответствии с действующими нормами российского законодательства.

4 Оповестить меня о результатах и принятых мерах письменно на адрес: __________________.

К жалобе прилагаются: (перечень приложенных документов в зависимости от ситуации) «___»________20___ года Подпись Способов, которые можно использовать для того, чтобы пожаловаться в Министерство образования или местный Департамент, сегодня есть несколько: Письменное обращение При личном визите

  1. В каждом муниципальном органе имеется специальный отдел для приёма граждан, куда жаловаться имеет право каждый. Адреса территориальных учреждений и график их работы можно узнать на , перейдя в раздел «Обращения граждан».
  2. Если доказательства, которые у вас есть, не нужно дополнительно проверять, а факты нарушения очевидны, ответ придет к вам сразу же. В ином случае придётся ожидать письменного уведомления в установленный срок.
  3. При себе нужно будет иметь два экземпляра жалобы, личный паспорт и документы, которые прилагаются в качестве доказательств нарушения.

Отправка жалобы почтой

  1. Порядок рассмотрения заявления не меняется независимо от того, каким способом вы его подаете, но на письмо вы потратите больше времени, чем на личный визит или электронное обращение.
  2. Письмо должно быть заказное, с описью всех вложений и обратным уведомлением о получении. Все копии официальных документов, которые вы прилагаете, заверяются нотариально. Заказное письмо можно отслеживать онлайн на сайте Почты России по коду, указанному в квитанции.

Через интернет онлайн Электронное онлайн-обращение на официальном сайте Самый простой и удобный способ, который не зависит ни от дня недели, ни от графика работы учреждения.

Последовательность действий проста:

  1. Выбрать вариант (отправить письмо, жалобу или сообщить о коррупции).
  2. Выбрать раздел «Электронное обращение», а дальше в раздел «Обращения граждан».
  3. Щелкнуть на «Электронное обращение» и прочитать правила.
  4. Прикрепить файлы, которые являются приложениями к вашему обращению (максимальный размер одного файла — 5 МБ).
  5. Отправить обращение и ожидать ответа.
  6. Заполнить поля электронного обращения. Информацию нужно вносить внимательно, как и выбирать варианты, которые появляются в выпадающих списках.
  7. Перейти на и выбрать раздел «Обращения граждан».

Не торопитесь подавать жалобу, руководствуясь лишь эмоциями. Чтобы ваше обращение было эффективным, до того как подать жалобу в Департамент или написать письмо в Министерство образования, соберите реальные подтверждения своим словам и обвинениям. Каждая поданная претензия и все заявления проходят проверку и, если они оформлены грамотно, в соответствии со всеми требованиями публикуются открыто на сайте Департамента.

Контактные данные заявителя не публикуются. Все поступившие заявления регистрируют в течение трёх рабочих дней и передают определённому подразделению, выбор которого зависит от вопроса, который рассматривается. Срок рассмотрения жалобы — месяц.

В этот же период Департамент должен принять решение, зависящее от ситуации, и ответить гражданину официальным письмом.

Если жалоба была подана в Министерство образования, но вопрос, который имеется у вас, не относится к компетенции данной структуры, в срок не более 7 дней заявление будет перенаправлено соответствующему органу.

Об этом заявителя также обязаны уведомить письменно.

Поданное заявление, образец которого был представлен выше, вовсе не будет рассматриваться, если:

  1. Обращение подано анонимно (нет Ф. И. О. заявителя и адрес, по которому он зарегистрирован);
  2. По вашему вопросу уже был дан ответ ранее;
  3. Весь текст написан заглавными буквами, не кириллической раскладкой, содержит непонятные сокращения.
  4. В тексте содержаться угрозы, оскорбления, мат;

Чтобы не тратить время зря, придерживайтесь общепринятой последовательности подачи заявлений. Как уже упоминалось ранее, сначала подаётся претензия руководству учреждения, в работе которого выявлены нарушения или в котором работает сотрудник, на которого подаётся жалоба. Многие вопросы решаются мирным путем.

Если ваши претензии руководством дошкольного или учебного учреждения были проигнорированы или ответ вас не устроил, подаётся письмо территориальному Департаменту образования. Напомним: если вы изначально напишете жалобу в Минобразования, она всё равно будет перенаправлена в территориальный Департамент, а оттуда — руководству учреждения нарушителя.

В общей сложности вы можете потерять две недели или более. Если на вашу жалобу был дан ответ, который вас не устраивает и который вы считаете неправомерным, имеет смысл обращаться в Министерство образования и науки РФ для обжалования принятого решения. Основанием для того, чтобы пожаловаться в вышестоящую структуру может быть фактически что угодно, например отсутствие наказания виновных после проверки и разбирательства или применение слишком мягкого наказания.

В компетенции Минобразования — контроль над всеми Департаментами образования и дошкольными, образовательными, досуговыми заведениями на территории Российской Федерации. Им проводятся независимые проверки и расследования, которые основываются на действующих законах, нормативных актах и внутренних стандартах организаций. Внеплановые проверки могут проводиться лишь по факту получения жалоб.

Более эффективны коллективные претензии. Так же, как и при обращении в территориальный Департамент образования, учитывая Федеральный закон от 2 мая 2006 года No 59, Минобразования не станет рассматривать жалобу, когда:

  1. Жалоба анонимная или отправлена с адреса, которого не существует;
  2. Ответ был дан заявителю ранее и новых доказательств по делу не предоставлено.
  3. Приложены копии документов, которые должны быть заверены нотариально, но не заверены;
  4. Невозможно дать на неё ответ без разглашения информации закрытого доступа;
  5. К заявлению прилагается продукция рекламного характера;
  6. Текст обращения написан некорректно, непонятно, в письме отсутствует официальность;

Поделиться:

(1 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Загрузка.

Как написать официальное письмо

22346 Официальное письмо – это форма делового послания, которое имеет статус документа. Оно может применяться для отправки каких-то сообщений между организациями или индивидуальными предпринимателями и частными лицами.

  1. Бесплатная загрузка
  2. Проверено экспертом
  3. Онлайн просмотр
  4. Бланк и образец

ФАЙЛЫ Между обычными письмами и официальными посланиями существует несколько различий:

  • письмо также обязательно должно быть подписано конкретным человеком;
  • при наличии печати у отправителя — проштамповано.
  • одно из основных заключается в том, что официальное письмо всегда содержит в себе полные реквизиты отправителя, а также данные о получателе;

Кроме того, официальные письма зачастую формируются на специальных фирменных бланках – это придает им солидности и лишний раз подчеркивает их официальных статус. Что касается реквизитов на официальных бланках, то не лишним будет дать расширенное описание этой части документа, называемой на языке делопроизводителей «формуляром».

В частности, в бланках всегда должно быть:

  1. номер контактного телефона, номер факса и индекс;
  2. на бланках государственных учреждений должен быть государственный герб, на бланках коммерческих предприятий – логотип или эмблема;
  3. адрес (юридический и почтовый);
  4. если у организации есть сайт, то в реквизитах его тоже нужно обозначить, как и адрес электронной почты.
  5. ИНН, КПП, код ОКПО, номер документа по ОКУД (если он имеется);
  6. наименование организации-отправителя (полное и сокращенное);
  7. номер исходящего послания и дата его составления;

Информационные письма могут быть самыми различными:

  1. рекомендательными;
  2. пригласительными и т.д.
  3. сопроводительными;
  4. извещательными;
  5. подтверждающими;
  6. гарантийными;
  7. рекламационными;
  8. инструкционными;

То есть, по сути дела, они могут составляться по самым разным поводам и обстоятельствам.

Главное условие — их соответствие определенным критериям. При этом следует иметь ввиду, что официальные письма – единственный вид документов, на которых не ставится их название. При составлении официального послания следует придерживаться определенных норм и стандартов.

В такого рода корреспонденции нужно обязательно использовать только вежливую форму обращения к адресату, излагать основные мысли необходимо коротко, емко, строго по делу (не забывая о том, что человек не всегда готов тратить на прочтение письма много времени).

Если текст послания слишком длинный и содержит много разнообразной информации, его надо поделить на абзацы, а при необходимости – еще и на отдельные пункты, не забывая при этом делать смысловые акценты. Можно выделять какие-то мысли размером или цветом шрифта (если письмо печатается на компьютере) или подчеркиванием (если письмо пишется от руки). Самую важную часть письма следует писать в начале или конце – в этом случае она лучше запоминается.

К официальным письмам требования достаточно серьезные и определенные.

В них недопустимо использовать узкоспециальные термины, большое количество сложных речевых, деепричастных и причастных оборотов, грубые слова и, тем более, ненормативную лексику. Также следует избегать витиеватых или размытых по смыслу предложений.

Тон послания должен быть сдержанным, исключены какие-либо развязность, панибратство.

Для официального письма не разработано никаких стандартов и шаблонов, так что писать его можно в свободной форме или по образцу, разработанному на предприятии.

Главное условие, чтобы данный документ по своей структуре соответствовал нормам делопроизводства, а по тексту — правилам русского языка.

Следует помнить о том, что существует ряд сведений, которые должны содержаться в информационном письме непременно:

  1. наименование организации-отправителя;
  2. должность и ФИО ее представителя;
  3. контактный телефон (для связи);
  4. адрес организации;
  5. подпись отправителя.
  6. суть послания;

К письму могут быть приложены какие-либо дополнительные бумаги, фото и видео документы. В этом случае их наличие следует отметить в основном тексте.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+