Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Другое - Какие бывают служебные записки

Какие бывают служебные записки

Какие бывают служебные записки

Служебная записка. Образец написания


41182 Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций. Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом. Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.

Примеры служебных записок: — — — — — — — — Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.

  1. Бланк и образец
  2. Бесплатная загрузка
  3. Онлайн просмотр
  4. Проверено экспертом

ФАЙЛЫ Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.

В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае. Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.

Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д.

В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки). Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию.

Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц.

Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.

Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения

  1. должностном лице, к которому она направляется.
  2. о наименовании предприятия,
  3. сотруднике, который пишет записку,
  4. дате ее составления,

Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения. Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.

После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.

Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.

  • В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения.
  • Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.
  • В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
  • Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
  • После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).

Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании.

Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации.

Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:

  1. Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
  2. Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
  3. Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
  4. Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.
  5. Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.

Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании.

В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку. В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту.

Однако классическим вариантом является письменное составление.

Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня.

К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору.

Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников. Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться .

От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя. Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему.

Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.

Как написать служебную записку: примеры и образцы

Мотрой Алена Автор PPT.RU 29 апреля 2021 Служебная записка — это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии.

При ее составлении следует придерживаться определенных правил. Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют.
Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют.

Потребность в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Написать такое письмо вправе любой сотрудник. Обычно в нем две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

  1. появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  2. были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
  3. любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.
  4. необходимо отправить кого-то в командировку;
  5. требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  6. необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
  7. кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;

В целом, что такое служебная записка — это доказательство того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста.

Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решение по проблеме. Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации.

Перечислим наиболее распространенные виды:

  1. сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
  2. предложение о дополнительном премировании;
  3. запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
  4. сообщение о направлении в командировку;
  5. информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, существуют многочисленные виды и образцы служебных записок, в них содержится любая информация, касающаяся рабочих моментов. Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных шаблонов письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства.

Хотя унифицированная форма служебной записки законом не установлена, она обязана соответствовать требованиям . То есть в ней должны присутствовать следующие реквизиты:

  1. название документа;
  2. дата, подпись и обязательно должность автора.
  3. наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
  4. текст — что необходимо сообщить руководству;

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример служебного письма, варианты его написания.

Такой вид расположения реквизитов в документе называют угловым. Но их разрешается разместить на листе и по-другому. На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта — правильные. Есть и третий вариант. Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей.

Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О. Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Первая фраза, которой обычно открывается образец служебной записки: довожу до вашего сведения, это самый распространенный вариант.

Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма. Писать следует кратко, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного. Завершают обращение личной подписью, датой составления.

Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют. Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

Непосредственный начальник вправе ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

Директору ООО «Домострой» Семину И.Г.

от начальника отдела продаж ООО «Домострой» Настиной И.А. Служебная записка 05.04.2019 № 4 г.

Санкт-Петербург Об увеличении премиального вознаграждения Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2021 года более, чем в два раза.

В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

Начальник отдела продаж Настина И.А. Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Перед вами пример написания служебной записки, из которого видно: непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют.

Как происходит списание ТМЦ, читайте в статье «». В пакет документов включают и представленный ниже документ.

С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение. Все, кто вернулся из-за рубежа или контактировал с лицом, которое потенциально заражено коронавирусом, обязаны соблюдать режим самоизоляции.

Чтобы нахождение дома не расценивалось как прогул — о вынужденном затворничестве следует предупредить работодателя. Здесь пригодится служебная записка о необходимости самоизоляции сотрудника, ее составляют и отправляют в электронном виде. В связи с распространением коронавирусной инфекции многие организации переходят или уже перешли на удаленный формат работы.

Если руководитель пока не стремится к этому — сотрудником оформляется служебная записка на удаленную работу с просьбой перевести его на более безопасный режим.

Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим.

Писать на обороте не рекомендуется, хотя это допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются.

Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ. Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет.

Следовательно, обязательно надо изучить не только образец, как написать служебную записку от руки, но сказать пару слов об электронных докладных.

Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы.

Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении. Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения.
Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения. В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — ) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

Срок хранения отдельных документов продлевается, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия. Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах).

Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде.

Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел. Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить!

Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter».

Мы узнаем о неточности и исправим её. БУХГАЛТЕРУ: ЛЕНТА КАДРОВИКУ: СТАТЬИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного!

Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя!

Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2021 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования . Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт.

Ошибка на сайте Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию? Выход Вы уверены, что хотите выйти?

Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные

Добавить в «Нужное» Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 5 октября 2012 г.Е.В.

Орлова, директор департамента внутреннего аудита ООО «Комо» Формальность, отнимающая время и силы, — именно так многие относятся к докладным, служебным и объяснительным запискам и зачастую не видят между ними разницы. Принято считать, что докладные и объяснительные записки связаны с применением дисциплинарных взысканий.

На самом же деле они используются не только для этого. Мы расскажем, в какой ситуации уместно составление той или иной записки и как это правильно сделать. Прежде всего, все записки — это информационно-справочные документы для оперативного управления.

С их помощью происходит обмен информацией внутри компании (например, между разными отделами либо между филиалами, представительствами и головным подразделением). Информация в записках не содержит распоряжений, но может стать основанием для принятия какого-то управленческого решения, а может быть только принята к сведению.

Но написать их совсем непросто. Ведь ни определения понятий, ни правил составления записок нет в нормативных правовых актах.

Попробуем их сформулировать сами. Для наглядности покажем основные отличия в таблице. Характеристики Докладная записка Служебная записка Объяснительная записка Суть записки

  1. содержит выводы и предложения составителя
  2. информирует о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе;
  1. содержит запрос, информацию по запросу, уточнение задания, разъяснение, просьбу, предложение
  2. информирует о необходимости решения оперативных вопросов.

    При этом не надо включать в записку вопросы, которые можно решить устно и которые не требуют документального оформления;

Объясняет причины какого-либо события, факта, поступка, происшествия, в том числе нарушения трудовой дисциплины, невыполнения поручений, отступлений от установленных правил работы, возникновения внештатных ситуаций (авария, ДТП, кража и пр.).

При желании письменные объяснения, которые требуется составлять для наложения на работника дисциплинарного взыскания, также могут быть оформлены как объяснительные записки, ; Направленность Обращение к руководству:

  1. от руководителя отдела к руководителю компании;
  2. от работника к руководителю отдела;
  3. от руководителя филиала к руководителю головного подразделения

Переписка между руководителями или работниками одного уровня управления, не подчиненными друг другу по должности, по вопросам, входящим в их компетенцию Объяснение (пояснение) нижестоящего должностного лица вышестоящему Виды записок по назначению

  1. чисто информативные;
  2. отчетные
  3. инициирующие принятие решения;
  1. объясняющие действия конкретного работника (подразделения);
  2. описывающие какое-либо событие

Структура I раздел — изложение причин, фактов или событий, послуживших поводом для ее написания; II раздел — при необходимости — анализ сложившейся ситуации и приведение возможных вариантов решения проблемы; III раздел — описание конкретных выводов, мнений, просьб или предложений о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять I раздел — изложение фактов, послуживших поводом к ее написанию; II раздел — описание причин, объясняющих сложившуюся ситуацию. Не содержит выводов и предложений Виды записок по степени доступности

  1. конфиденциальный документ
  2. открытый документ;

Примеры записок Предложение о премировании конкретного работника Информация в службу охраны о необходимости пропуска в здание работников, которые будут работать в выходной день Объяснение в производственно-технический отдел о причинах перерасхода основных материалов против производственных норм (приложение к форме № М-29) В некоторых случаях какая-либо записка наряду с другими документами может выступать как первичный документ для обоснования и документального подтверждения в налоговом учете расходов, например:

  1. для подтверждения пробега автомобиля показаниями GPS-навигатора (вместо одометра) и признания расходов на топливо нужна докладная записка начальнику транспортного отдела от мастера о том, что предрейсовый осмотр показал неисправность одометра, .

    На основании этой докладной (или иного документа) будет издан приказ о необходимости работы автомобиля с включенным навигатором и фиксировании в путевом листе его показаний;

  2. служебная записка собственной службы рекламы, согласно которой срок фактического использования рекламных видеороликов не превышал 12 месяцев, помогла компании доказать, что видеоролики не являются нематериальными активами, и списать расходы единовременно;
  3. объяснительная записка может пригодиться:
  1. для решения вопроса оплаты стоимости проезда в отпуск. Если работник проводит его в нескольких местах или следует через пункты остановки проездом, нужна объяснительная записка работника и его проездные документы.
  2. для получения вычета по НДФЛ на ребенка, если с прежнего места работы нет справки 2-НДФЛ.

    Когда человек долгое время не работал и устраивается на работу вновь, нужна его объяснительная об отсутствии доходов, трудовая книжка и письменное заявление на вычеты;

Понятно, что если записка является первичным документом, то она должна содержать все реквизиты такого документа. Многим сотрудникам написание записок дается с трудом, ведь это непривычная для них работа.

Чтобы облегчить задачу, предусмотрите правила составления, а также бланки записок в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству, и ознакомьте работников с ней. Фрагмент инструкции может выглядеть, например, так.

Утверждена приказом по ООО «Альфа» от 27.12.2011 № 123 .

4.10. Записки (докладные, служебные, объяснительные) .

4.10.4. Каждая записка составляется с указанием следующих реквизитов:

  1. подпись составителя (должность составителя; личная подпись и ее расшифровка (ф. и. о.)).
  2. адресат — ф. и. о. и должность лица, кому адресована записка (в дательном падеже);
  3. наименование вида документа — докладная, служебная или объяснительная записка;
  4. наименование структурного подразделения — составителя записки;
  5. дата документа — дата подписания (арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год);
  6. отметка о наличии приложения (если оно есть), например: «Приложение: в 1 экз. на 3 л.»;
  7. заголовок к тексту, который должен начинаться предлогом «О» или «Об»;

4.10.5.

Текст пишется от первого лица в единственном числе. В тексте записки не должно быть приветствий и завершающих пожеланий.

Рекомендуется заканчивать текст словами «Считаю. (необходимым, целесообразным и т.

д.)», «Предлагаю.», «Прошу. (выделить, направить и т. п. или сделать необходимые выводы)».

4.10.6. Бланки форм докладной, служебной и объяснительной записок приведены в приложениях № 15, 16, 17 к Инструкции. Когда сотруднику понадобится написать записку, дайте ему готовый бланк, а лучше образец.

Приведем примеры оформления разных записок.

Бухгалтерия Генеральному директору ООО «Альфа» И.И.

Стасову Начальнику отдела кадров С.В. Климовой Причины, указанные в объяснительной, признать неуважительными. Применить дисциплинарное взыскание в форме замечания к Т.И.

Богдановой Главному бухгалтеру А.Д.

Жаровой Принять меры к восстановлению ГТД

30.08.2012 ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА от 30.08.2012 № 12 О причинах утраты оригинала ГТД Утрата 29.08.2012 оригинала ГТД на поставку по Контракту с Bonduelle, France, от 20.04.2012 № 0007/5 партии зеленого горошка (Таможенный пост Гатчинский) произошла при ксерокопировании этого документа. Офисный копир не предназначен для автоматического копирования документов малой плотности бумаги. Оригинал ГТД, имеющий плотность кальки, автоматически копировался в комплекте с другими документами, имеющими более высокую плотность бумаги.

В результате произошло замятие и зажатие оригинала ГТД между валиками копира. При попытке его извлечь документ был разорван на мелкие, невосполнимые и нечитаемые части. Бухгалтер Т.И. Богданова С документом ознакомлены: Начальник отдела кадров С.В.

Климова 30.08.2012 Главный бухгалтер А.Д. Жарова 30.08.2012 Бухгалтерия Начальнику технического отдела А.П. Носову СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА от 13.08.2012 № 25 О представлении показателей для премирования Прошу представить в срок до 16.08.2012 показатели, предусмотренные п.

4.5 Положения о премировании ООО «Альфа», для расчета премии специалистам технического отдела.

Главный бухгалтер А.Д. Жарова С документом ознакомлен: Начальник технического отдела А.П. Носов 13.08.2012 Бухгалтерия Генеральному директору ООО «Альфа» И.И. Стасову Начальнику отдела кадров С.В. Климовой Подготовить проект приказа об отзыве из отпуска Жаровой А.Д. с ее согласия 26.09.2012 ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА от 26.09.2012 № 28 О необходимости отзыва из отпуска Жаровой А.Д.
с ее согласия 26.09.2012 ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА от 26.09.2012 № 28 О необходимости отзыва из отпуска Жаровой А.Д. В настоящее время проводится аудиторская проверка нашей компании по срочному спецзаданию наших учредителей.

В ходе работы появилась необходимость в разъяснениях структуры дебиторской задолженности по импортным контрактам с китайскими компаниями. Поскольку учет этих контрактов ведет лично главный бухгалтер Жарова А.Д., только она обладает нужной информацией. В связи с этим прошу отозвать из ежегодного оплачиваемого отпуска главного бухгалтера Жарову А.Д.

Заместитель главного бухгалтера Н.В. Потапова С документом ознакомлен: Начальник отдела кадров С.В. Климова 26.09.2012 *** При написании записок помните, что они должны быть краткими (учитывая занятость адресата) и понятными.

И если вы установите правила их оформления, то любой работник с этим легко справится.

Понравилась ли вам статья?

  1. Тема не актуальна
  2. Слишком много слов
  3. Нужно больше примеров
  4. Есть ошибки
  5. Нет ответа по поставленные вопросы
  6. Статья появилась слишком поздно
  7. Аргументы неубедительны
  8. Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
  9. Ничего нового не нашел
  10. Почему оценка снижена?
  11. Другое

Поставить оценку

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

  1. хочу читать статьи бесплатно и попробовать все возможности подписчика
  2. я не подписчик, но хочу им стать
  3. я подписчик электронного журнала
  • , № 17
  • , № 3, № 3
  • , № 18
  • , № 4
  • , № 13, № 13
  • , № 16, № 16
  • , № 9
  • , № 10
  • , № 13
  • , № 4
  • , № 2
  • , № 23
  • , № 17
  • , № 24
  • , № 19
  • , № 12
  • , № 1
  • , № 3

Как правильно оформить докладную записку. Конкретные примеры

44281 Внутренняя информация распространяется с помощью специальных информационно-справочных документов, одним из видов которых является докладная записка.

С ней обращаются к людям, занимающим вышестоящие должности, с тем, чтобы поставить в известность о тех или иных фактах для побуждения к принятию определенного решения. Примеры докладных записок: — — — Докладная записка как внутренний документ имеет определенные принципы составления, зависящие от ее цели.

Раскроем, как именно следует составлять докладные в тех или иных рабочих ситуациях.

  1. Онлайн просмотр
  2. Проверено экспертом
  3. Бесплатная загрузка
  4. Бланк и образец

ФАЙЛЫ Законодательство не выделяет те или иные типы служебной информации, поэтому с термином «докладная записка» вы не столкнетесь в текстах таких нормативных актов, как Трудовой кодекс. Это определенный «внутренний код», используемый для удобства трансляции информации между различными членами одной организации, наравне со служебными и объяснительными записками.

Номер докладной записки по ОКУД – 0286041 Этот вид служебной информации, в отличие от других типов записок, адресуется исключительно вышестоящим должностям, уполномоченным лицам, начальству – то есть людям, принимающим реальные решения.

Информация, содержащаяся в такой записке, как раз и призвана вызвать к жизни какое-либо действие, какое именно – зависит от цели докладной и содержащихся в ней сведений и предложений.

Докладная предназначена для передачи сведений «по вертикали», а передает информацию между равными по статусу работниками.

В отличие от докладной, служебная записка не предусмотрена ОКУД. Пишется работником по собственной воле. также направляется «по вертикали», но кардинально отличается целью, заявленной в самом названии документа: объяснить ту или иную сложившуюся ситуацию, чтобы решить вопрос о виновности или невиновности сотрудника.

То есть, как и в докладной, представитель вышестоящей должности побуждается к принятию решения, но это решение касается только дисциплинарных нарушений. В ОКУД имеет свой код, как и докладная. Пишется по требованию начальства.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Докладная записка, в зависимости от обстоятельств, может быть написана по собственной инициативе либо по указанию уполномоченных лиц. Этот документ несет юридическую силу. Главное назначение докладных – проинформировать руководство и побудить к дальнейшим действиям.

Конкретные функции, которые может выполнять докладная записка, могут быть различными:

  1. рационализаторские предложения по улучшению производственной деятельности;
  2. информация о происшествиях, в результате которых произошли или могли произойти материальные утраты или физический вред;
  3. регулярные отчеты о ходе выполнения работ;
  4. жалобы в случае отказа сотрудников выполнять распоряжения непосредственного начальства;
  5. доведение до сведения руководства информации о нарушении трудовой дисциплины и распорядка;
  6. донесение до руководства мнения по поводу принятого решения (чаще всего таким образом выражается несогласие);
  7. положительные моменты, на которые нужна реакция руководства.
  8. объяснение своей позиции при возникновении конфликтной ситуации с коллегами или непосредственным начальством;
  9. урегулирование возникшей проблемы производственного или административно-хозяйственного характера;
  10. разбирательство по поводу неправомерного делегирование обязанностей;

Если рассматривать этот вид служебной документации с разных позиций, можно выделить несколько наиболее часто употребляемых разновидностей докладных.

  • Содержание. В зависимости от того, какие именно сведения содержит докладная, можно выделить:
    • информирующая – доносящая до начальства необходимые для принятия решения сведения, например, о ходе работ, о возникших нюансах, способах действий; как правило, подается регулярно вплоть до завершения проекта;
    • отчетная – докладывает о завершении какого-либо этапа работ для получения дальнейших указаний и, при необходимости, нормализации ситуации;
    • инициативная – автор вносит свои предложения на основании сообщенных им сведений.
  • выдающиеся достижения, достойные награды и пр.
  • невыполнении или недостаточном выполнении должностных обязанностей;
  • инициативная – автор вносит свои предложения на основании сообщенных им сведений.
  • информирующая – доносящая до начальства необходимые для принятия решения сведения, например, о ходе работ, о возникших нюансах, способах действий; как правило, подается регулярно вплоть до завершения проекта;
  • внешняя – направляется руководству другого учреждения;
  • допущении оскорбления чести и достоинства, недопустимого поведения, провоцировании конфликтов;
  • Адресат.

    От того, кому именно направляется докладная, зависит ее вид:

    • внешняя – направляется руководству другого учреждения;
    • внутренняя – адресована вышестоящим лицам внутри организации.
  • Факты.

    Информация, доносящаяся до сведения руководства, требующая принятия незамедлительных мер, чаще носит негативный характер. Но случается, что нужно известить начальство и об особенных успехах сотрудника. Тип докладной зависит от изложенной в ней ситуации:

    • нарушении трудового распорядка и дисциплины;
    • невыполнении или недостаточном выполнении должностных обязанностей;
    • допущении оскорбления чести и достоинства, недопустимого поведения, провоцировании конфликтов;
    • выдающиеся достижения, достойные награды и пр.
  • нарушении трудового распорядка и дисциплины;
  • отчетная – докладывает о завершении какого-либо этапа работ для получения дальнейших указаний и, при необходимости, нормализации ситуации;
  • внутренняя – адресована вышестоящим лицам внутри организации.

Теоретически, правом составить докладную записку обладает любой сотрудник организации.

Практически, при ее подаче соблюдается принцип субординации. Начальник структурного подразделения пишет докладную на имя генерального директора.

Нижестоящие сотрудники должны разрешать возникающие ситуации сначала со своим непосредственным руководством. А уже оно, если сочтет нужным, доведет информацию до сведения дирекции.

Допустимо обращение напрямую, но тогда докладную должен завизировать непосредственный руководитель. Исключение составляет случай, когда докладная записка составляется в связи с жалобой на самого начальника структурного подразделения. В таких случаях любой сотрудник может прямо обратиться к высшему руководству.

Вне зависимости от того, к какому виду принадлежит докладная, в структуре есть определенные моменты, обязательные к соблюдению. Как правило, в докладной можно выделить три самостоятельные части.

  • Выводы и рекомендации автора записки.
  • Факты, события, причины, побудившие написать докладную. Эта часть должна дать читающему ответ на вопрос «Что произошло?».
  • Соображения автора по поводу сложившейся ситуации, его предложения, варианты возможных решений.

Как и любой деловой документ, докладная записка в своей основе должна подчиняться требованиям , изложенным в ГОСТе 6.30–2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ВАЖНО! Если данный документ будет составлен неверно, он может быть признан юридически недостоверным и, таким образом, потеряет силу доказательства при разрешении спорных моментов.

Внутренняя докладная записка может быть написана или напечатана на обычном листе формата А4. Специального бланка для нее не требуется. Реквизиты, которые приняты для этого вида внутренней документации:

  1. содержание тремя обособленными блоками;
  2. ниже размещается дата в формате дд.мм.гггг арабскими цифрами – это день подписания документа;
  3. короткая суть докладной;
  4. на последней строке ставится подпись автора с расшифровкой и названием должности.
  5. получатель записки – его ФИО (достаточно инициалов) и должность надо указать в верхнем правом углу;
  6. название подразделения, адресующего записку – размещается в верхнем левом углу;
  7. название документа заглавными буквами посередине листа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА (допускается расположение по левому краю поля листа);

Внешняя докладная записка – исходящий документ.

Ее нужно составлять на фирменном бланке организации. Помимо перечисленных выше сведений, внешняя докладная должна содержать такую информацию:

  1. сведения об организации-отправителе;
  2. присвоенный документу номер;
  3. подзаголовок (пишется ниже названия документа и начинается со слов «Касательно…» или «О…»).
  4. город, в котором составлена докладная;

Остальные элементы – название документа, данные адресата, текст докладной, подпись автора – оформляются так же, как и во внутренней докладной.

Получив докладную записку, приняв во внимание изложенные в ней факты, руководитель принимает определенное решение.

Свою волю он выражает в форме резолюции, которую размещает на листе с текстом докладной записки. Данная резолюция является основанием для выполнения принятого решения.

Практика закрепила несколько типов докладных, наиболее часто встречающихся в обиходе организаций. Рассмотрим их особенности и приведем примеры составления. Такой документ является официальным подтверждением дисциплинарного проступка сотрудника.

Для того, чтобы стало возможным наложение на него дисциплинарного взыскания, руководство нужно уведомить о нарушении.

Для этого и используется данный тип докладной. В нем содержатся сведения о проступке и просьба о принятии соответствующих мер. Пример докладной о нарушении трудовой дисциплины Отдел кадров Генеральному директору ООО «Омега» Н.В.

Грощенко ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 1 06.11.2016 г. О нарушении трудовой дисциплины (прогуле) Настоящим довожу до сведения руководства, что позавчера, 04.11.2016 г., сотрудницей отдела кадров Валерьевой Татьяной Олеговной допущено грубое нарушение трудовой дисциплины. После обеденного перерыва, завершившегося в 14:00, она не возвратилась на свое рабочее место и отсутствовала до конца рабочего дня (с 14:00 до 18:00).

Оправдательных документов и удовлетворительных объяснений своего отсутствия Т.О. Валерьева в течение последующих двух дней не предоставила.

В связи с допущенным грубым нарушением трудовой дисциплины, предлагаю объявить Т.О.

Валерьевой выговор с занесением в личную карточку. Начальник отдела кадров (подпись) Р.В. Сухаревский Этот документ призван донести до руководства информацию о том, что работником ненадлежащим образом выполнены либо не выполнены совсем его профессиональные обязанности.

В финале документа содержится просьба о дисциплинарном воздействии.

Без такой докладной какие-либо санкции в отношении сотрудника могут быть признаны необоснованными.

Пример докладной записки о невыполнении должностных обязанностей Отдел метрологии Генеральному директору ООО «Росмашинстрой» Радковскому К.Л. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 2 15.10.2016 г.

О невыполнении должностных обязанностей Настоящим документом довожу до вашего сведения, что инженер отдела метрологии Антон Петрович Райсфейдер допустил нарушение графика поверок приборов учета электроэнергии (не проконтролировал выполнение утвержденного графика), что повлекло наложение на организацию штрафа государственным инспектором по контролю над приборами учета. В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить А.П.

Райсфейдеру выговор с занесением в личную карточку и не начислять ему премию по результатам работы за следующий месяц. Главный метролог (подпись) П.К.

Желтковский Данная разновидность докладной записки информирует начальство о недопустимом поведении оскорбительного характера на рабочем месте. Предлагаемые меры воздействия должны быть направлены не только на требование наказать виновника, но и не допускать подобных ситуаций в дальнейшем.

Пример докладной записки о недопустимом поведении сотрудника Административно-хозяйственный отдел Генеральному директору ООО «Просперити» Гиацинтовой А.В.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 3 25.08.2016 г. О некорректном поведении сотрудника Довожу до вашего сведения, что 24.08.2016 г. бригадиром озеленителей территории Зайковским В.И.

было допущено некорректное поведение в адрес заместителя начальника административно-хозяйственного отдела Антонины Павловны Финогеновой. Зайковский В.И. допустил нетактичное замечание касательно внешнего вида А.П.

Финогеновой, добавив оскорбление нецензурными выражениями. Следует отметить, что это не первое грубое высказывание Зайковского В.И. в адрес сотрудников отдела, что нарушает рабочую обстановку и провоцирует конфликтные ситуации.

Прошу привлечь Зайковского В.И.

к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+