Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Другое - Изменинили штатное расписание нужно ли оформлять приложение к действующему

Изменинили штатное расписание нужно ли оформлять приложение к действующему

Порядок действия и образец приказа о внесении изменений в штатное расписание в 2021 году


Штатное расписание нельзя рассматривать как документацию, составленную на длительный период времени. Внесение корректировок в акт требуется по причине увеличения или снижения зарплаты, перестановок в кадровой сфере и другим моментам в деятельности предприятия. Законодательно допускается внесение видоизменений в расписание, при условии соблюдения установленных норм и правил.

Причины, по которым требуется внести поправки в штатное расписание, могут быть различными.

Как уже указано, в акт вносятся коррективы путем изменения действующего расписания или создания нового.

Третьего варианта не дано. Полная замена «штатки» производится при наличии на то серьезных причин. Это могут быть перестановки в кадрах, сокращения или расширение штата, перевод рабочих в другое подразделение и прочее. Небольшие коррективы вносятся в расписание посредством издания приказа, который подписывает руководитель организации.

Издается приказ до того момента, когда вносятся поправки.
Поводом для издания такого приказа могут служить:

  1. производство перерасчета относительно оплаты труда;
  2. введение или удаление должности.
  3. переименование должностей;
  4. изменение названий отделов и подразделений;
  5. уменьшение штатной численности;

Перечисленные основания могут применяться для корректировки действующего акта.

Основным шагом при изменение – является издание соответствующего приказа. Такой документ должен содержать в себе пояснение грядущих перемен. Если приказ составляется с нарушениями, то поправки, внесенные в штатный акт, признаются не соответствующими действительности при возникновении спора между работодателем и сотрудником либо при проведении проверки.

Если приказ составляется с нарушениями, то поправки, внесенные в штатный акт, признаются не соответствующими действительности при возникновении спора между работодателем и сотрудником либо при проведении проверки. В некоторых ситуациях кроме издания приказа и внесения перемен в документ, могут потребоваться дополнительные мероприятия. Когда изменения в «штатке» касаются не нескольких работников, а всего предприятия в целом, то издается новое расписание.

Делается это с целью исключения путаницы. Примером издания нового акта является повышение уровня МРОТ в регионе, где расположена компания, при условии, что оклад рабочих зависит от этого показания.

Возникают ситуации, требующие принятия вынужденных мер по оформлению работникам сокращенной рабочей недели или дня.

Случается это при кризисах, спаде спроса на продукт и прочих нюансах.

Целью работодателя в таком случае является:

  1. не закрыть производство полностью;
  2. не оставить людей без рабочих мест.

Подобное решение согласуется с работниками предприятия, после чего им раздаются уведомления о переменах. Также подписывается дополнительное соглашение, прилагаемое к трудовому договору. Составляется оно в двух экземплярах.

На практике сложно осуществить внесение корректив относительно всего штата в расписание, поэтому создается новое. Перед внесением видоизменений в акт должны появиться соответствующие основания.

Иначе руководитель не имеет права изменить кадровую структуру по своему усмотрению. Предложения по внесению корректив излагаются руководителями подразделений и отделов, излагаются в служебной записке.

Составляется записка в произвольном формате. Причины, по которым производится перемена расписания, указываются в служебной записке (так же именуется ходатайством). Когда рассматриваемый документ составлен – требуется зарегистрировать его в специальном журнале. Законодательно не закреплено, кто имеет право на составление записок.

Законодательно не закреплено, кто имеет право на составление записок. Чаще всего акт составляется сотрудниками кадровой службы. Для составления требуется знать, какие перемены грядут в документе.

Также руководство отделений имеет права на составление служебных записок. Определенных требований относительно составления документа не разработано.

Составитель должен придерживаться общих правил по заполнению данного рода документов:

  1. пишется наименование акта;
  2. подпись составившего и ее расшифровка.
  3. описывается содержание, указывающее на причины корректировки;
  4. проставляется номер документа;
  5. вписываются предложения относительно решения этого вопроса;
  6. изначально пишется «шапка», где содержатся сведения относительно составителя и адресата;

После написания документ подлежит регистрации в специальном учетном журнале. Данный журнал имеет своим предназначением учет записок.

Согласно этого журнала записке присваивается номер. Далее акт передается руководству компании, которым принимается окончательное решение относительно необходимости внесения исправлений. На практике разработаны два способа, посредством которых вносятся коррективы:

  1. утверждается новый документ.
  2. издается приказ об видоизменении документа, где перечисляются коррективы, внесенные в акт;

В случае, когда в акт вносятся незначительные коррективы – наиболее подходящим считается первый способ.

Соответственно, второй применяется при кардинальных поправках расписания. Составление приказа производится в произвольной форме.

В документе указываются согласно, каким основаниям было принято решение об изменении и дату, когда коррективы начинают действовать. Основания, которые применяются для переделки акта, могут быть различными:

  1. увеличение или спад объемов производства;
  2. оптимизация структуры;
  3. прочие.
  4. реорганизация;

В ситуации, когда происходит увольнение сотрудника из компании, это не может рассматриваться как основание для удаления должности, которую он занимал, из расписания. Исключением являются случаи сокращения штатной численности.

Когда объемы в компании сократились, и руководство приняло решение об удалении должности из штата, а через некоторое время она опять введена – работодатель не должен забывать про индексацию заработка. При издании приказа относительно любого основания для внесения исправления, составитель должен быть предельно внимательным. Особенно это положение касается заполнения полей, содержащих реквизиты.

В приказе обязательно содержатся:

  1. дата, когда документ вступает в силу;
  2. наименование акта;
  3. дата составления;
  4. описание всех перемен;
  5. подпись руководства.
  6. сведения, касающиеся лица, назначенного ответственным за исполнение акта;

Когда в приказе допущены ошибки – он признается недействительным. В таком случае новая «штатка» также будет признана несоответствующей действительности. Изначально, когда предприятие начинает действовать, как правило, у него имеется узкий спектр направленности деятельности.

Это связано с отсутствием наработанных связей и постоянной клиентуры. После существования компании на протяжении нескольких лет, она становится способной оказывать больший перечень услуг, чем был заявлен ранее.

По этой причине возникает нехватка кадров, которые требуются для выполнения нового объема работы. В таком случае требуется переписывание должности в штатном расписании.

За счет этого основания в него вносятся новые должности.

Также может быть дополнен перечень имеющихся отделов. Корректировке подлежит документ в случае оптимизации деятельности управляющих либо перераспределением обязательств.

К примеру, в организации изначально может быть введена одна ставка заместителя руководителя, в дальнейшем возникает необходимость во втором заместителе. Как правило, необходимого объема для введения новой ставки недостаточно, тогда одного из руководителей отделов переименовывают в заместителя, при этом увеличивая его объем трудовой деятельности и повышая оплату. Также в «штатку» могут ввести дополнительные единицы штата, при этом указав ставку в размере 1/2.

В случае переименования должности законодателем предусматривается определенная процедура, которая должна соблюдаться работодателем.

Проект согласуется с профсоюзом предприятия.

К проекту прикладывают основания, в связи с которыми вносятся коррективы. Профсоюз рассматривает проект на протяжении пятидневного срока, после чего выносит свое мотивированное мнение.
Согласовывать поправки необходимо в случае:

  1. сокращения штата более чем на пять процентов от общего количества трудящихся.
  2. изменения наименования большого количества должностей;
  3. образования нового подразделения;

Процедура производится в таком порядке:

  • Вносятся изменения.

    Перемены проводятся в соответствии с изданным приказом.

  • Оформляется пояснительная записка, в которой содержатся обоснования перемен.
  • Издается распорядительная документация относительно внесения корректив.

    После рассмотрения записки, на нее налагается резолюция руководителя, с указанием сменить название должности и подготовить изменения в документации работников.

Сотрудники, наименование должностей которых изменяется, должны быть уведомлены надлежащим образом о грядущих переменах установленным образом.

Руководитель предлагает человеку выбор относительно согласия или несогласия с изменениями, а также выбрать вакантную должность для продолжения работы. Вручают уведомления не позднее, чем за 2 месяца до соответствующих изменений. Изменения вносятся путем издания нового или корректировки уже существующего акта.
Изменения вносятся путем издания нового или корректировки уже существующего акта. После того, как изменения внесены, необходимо оформить ряд документов:

  1. должностная инструкция.
  2. дополнительное соглашение;
  3. личная карточка работника;

Также требуется внести коррективы в трудовую книжку.

Изначально в расписании устанавливается размер оклада, полагающийся каждой должности. По мере роста компании возможно возникновение необходимости по внесению корректив в данный пункт, так как увеличивается объем труда и финансовые возможность предприятия возрастают. Также основания для изменения расписания могут предусматриваться в законодательстве, принятом на федеральном уровне.

Такие акты устанавливают увеличение размера МРОТ. Согласно трудовому законодательству, работодатель не имеет возможности установить заработную плату меньше, чем МРОТ. По этой причине, при внесении исправлений в рассматриваемую величину, требуется корректировать расписание.

К расписанию требуется подготовить пояснительную записку, которая описывает расчеты, произведенные относительно корректив, а также ведомость по смене должностей. Руководитель организации изначально знакомится с проектом, после чего вносит свои коррективы и одобряет его.

Согласно правилам, действующим относительно расписания, предусматривается возможность по замене одной должности другой.

В таком случае необходимо сформировать рассматриваемую ведомость. В случае необходимости из одного подразделения изымается часть должностей и за счет них формируются новые. После того, как расписание будет одобрено и утверждено – ведомость подлежит оформлению в виде составной части акта или его приложения.

Обычно для замены подлежат использованию должности, которые вакантны. Ведомость оформляют в виде таблицы.

Состоит она из двух частей. Пример: Работодатель обладает правомочиями по исключению должностей или структурных подразделений из расписания только при сокращении штата в организации. В таком случае необходимо издать соответствующий приказ.

Составителю потребуются документы:

  1. законодательные акты;
  2. документы компании;
  3. бланки, разработанные для приказов;
  4. расписание;
  5. документация сотрудников;
  6. печать.

Исключить должность можно при наличии обстоятельств, которые отнесены к особым.

Примером выступает кризис, изменения условий труда и прочее.

Сотрудник, должность которого исключается, должен получить соответствующее уведомление за два месяца до момента вступления в силу изменений. Далее составляется приказ, в шапке которого указывается наименование компании. Название пишется в соответствие с уставной документацией.

Прописывается дата и номер изданного приказа, дата, когда изменения вступят в силу.

В приказе отражается причина его составления, прописываются должности, которые будут исключены. Ответственным за исполнение назначается работник кадрового отдела.

Далее проводится заверка акта.

Затем в действующем расписании исключается должность, которая сокращается.

Также издается приказ, содержащий сведения относительно сокращения штата.

В приказе указывается наименование должность, которая подлежит исключению из расписания, также прописываются данные работника, занимающего эту должность.

Заверяется приказ подписью руководства компании. С документом знакомится специалист, должность которого сокращают.

Законодатель не оговаривает, с какой частотой может изменяться «штатка». Это говорит о возможности руководства компании вносить изменения по своему усмотрению. В случае внесения корректив должна соблюдаться процедура, установленная в законах.

Согласно нормам трудового законодательства руководитель компании имеет обязанность по ознакомлению сотрудников со всеми актами, принятыми внутри организации. Когда изменения вносятся в расписание, уведомлять об этом работников не обязательно.

Исключением является ситуация, когда коррективы отражаются на деятельности работника. К примеру, когда вводится несколько новых должностей, ознакомление не требуется, если проводится сокращение, то знакомятся с актом те, чьи должности сокращают.

Также когда изменения касаются зарплаты или надбавок – человек уведомляется о грядущих переменах. Согласно Постановлению, принятому Госкомстатом, под номером 20 – компании имеют полномочия по внесению изменений в унифицированные формы, разработанные относительно штатного расписания, если возникла такая необходимость.

При этом отмечается, что реквизиты, которые имеются в форме, удалены быть не могут.

Корректировка, внесенные в унифицированную форму, закрепляются в распорядительных актах организации. Бланки, на которых составляется расписание, имеют рекомендательный характер, что значит возможность их изменения компанией.

Допустимо расширять или сужать графы, добавлять листки вкладные.

Несмотря на то, что штатное расписание не относится к разряду обязательной документации, большинство организаций применяют рассматриваемый акт. Для внесения изменений в расписание требуется соблюсти предусмотренную процедуру. Смотрите еще: Категории:

Все, что нужно знать про штатное расписание в 2021 году

Некрасова Наталья Автор PPT.RU 3 февраля 2021 Штатное расписание — это план комплектования кадрового состава.

Некоторые компании пренебрегают им, однако ГИТ может посчитать это нарушением. На практике штатное расписание необходимо и помогает работодателю как для внутреннего контроля и управления, так и при общении с проверяющими органами. Сегодня разбираемся в аспектах подготовки и ведения документа: штатное расписание на 2021 год оформляем по всем правилам.

Стоит отметить, что при составлении всех внутренних документов компании важно правильно указывать название должностей, профессий и специальностей сотрудников.

Как отмечено в части 2 , если труд в определенной должности связан с ограничениями или предполагает наличие льгот, наименование этой должности (специальности, профессии) должно строго соответствовать названию, содержащемуся в профессиональном стандарте или квалификационном справочнике. Точность в наименовании должности очень важна для сотрудника при оформлении льготного пенсионного обеспечения.

Важнейшим условием предоставления пенсионных льгот является точное соответствие записей о названии должностей и профессий, указанных в трудовых книжках сотрудников и штатном расписании, Спискам № 1 и № 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих права рассчитывать на льготное пенсионное обеспечение, которые утверждены . Поскольку форма эта лишь рекомендательная, многие работодатели задаются вопросом, насколько она обязательна.

Ответ прост. Этот внутренний документ организации обычно просят предоставить трудовые и налоговые инспекции при проверках.

Несмотря на то, что в ТК прямого указания на его обязательность нет, но есть упоминание в , и др. ТК РФ, и из этого ГИТ делает вывод об обязательности документа. Его отсутствие трактуется как нарушение законодательства о труде и охране труда.

За такое нарушение должностное лицо штрафуют на 1000-5000 рублей, организацию — на сумму от 30 000 до 50 000 рублей (). Этот документ помогает обосновать увольнение сотрудников по сокращению штата при рассмотрении дела в суде. Без этого документа работодателю сложно доказать, что увольнение оправданно.

Также невозможно доказать, что на момент увольнения в организации не было вакансий, которые необходимо было предложить сокращаемым работникам (работодатель обязан при сокращении предложить другие рабочие места по ; для этого они должны быть указаны в штатке).

Вообще говоря, составление документации такого рода — функция и святая обязанность экономиста по труду из отдела организации и оплаты труда (). Этому специалисту поможет в работе образец заполнения штатного расписания 2021: он наглядно показывает порядок ведения и заполнения документа. Однако по факту учет кадрового состава ведут бухгалтеры, кадровики и юристы, которым приходится разбираться в том, как рассчитать количество ставок.

Так как штатное расписание представляет собой утвержденный высшим руководством нормативный документ организации, оформляющий структуру и численность работников с указанием размера зарплаты в зависимости от занимаемой должности, то официально отвечают за документ руководитель компании и главный бухгалтер, поскольку они его подписывают.

Немаловажен вопрос, когда утверждается штатное расписание на следующий год? Эту форму составляют на любой срок, но обычно ее делают на год и всякий раз пересматривают в начале года.

Чтобы эта процедура всякий раз проходила, как по маслу, стоит описать ее в инструкции по делопроизводству и указать:

  1. ответственных за формирование и подписание лиц;
  2. форму приказа об утверждении штатки;
  3. работников, с которыми необходимо согласовывать проект документа и изменения в него.
  4. сроки и правила разработки и внесения изменений;
  5. состав правовых и локальных нормативных актов работодателя, на основании которых создается документ;

Разобравшись с вопросом, что такое штатное расписание, перейдем к вопросу о его форме. Этот документ является локальным нормативным актом, описывающим организационную структуру компании и содержащим сведения о численности ее персонала.

Составляется оно по форме № Т-3 (), но жестких требований использовать ее нет — форма является рекомендательной. Каждая компания адаптирует ее под собственные нужды.

Мы рекомендуем использовать форму № Т-3 в ее обычном виде, поскольку она содержит все нужные данные. Вот так выглядит форма штатного расписания на 2021 год, утвержденная постановлением Госкомстата.

Разберем пошагово пример штатного расписания ООО 2021 года. Реквизиты формы оформляем, как показано на примере.

Наименование организации должно полностью соответствовать тому, которое закреплено в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Если есть сокращенное наименование, оно в бланке указывается в скобках, следом за полным. Код организации — восемь знаков кода по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Номер документа и дата составления записываются в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ Период действия. Указывается, сколько действителен документ и с какой даты он вступает в силу.

Заполняем графы, всего их 10.

Наименование структурного подразделения указывается без сокращения в соответствии с классификатором подразделений, утвержденным работодателем. Если классификатора нет, то в алфавитном порядке или в порядке убывания числа сотрудников подразделения. Если от наименования подразделения зависит предоставление работникам льгот, указываем название подразделения в соответствии с отраслевыми классификаторами вредных производств и другими соответствующими документами.

Код структурного подразделения в документе заполняем в соответствии с классификатором, в котором они расположены по функциональной важности.

Если классификатора нет, коды допускается присвоить подразделениям, расположенным в алфавитном порядке или по иному принципу. Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация в штатном указывается без сокращений в составе структурного подразделения, начиная от руководителя, заканчивая техническим исполнителем. Внимание: у рабочих — профессии, у служащих — должности (абз.

7 ). Количество единиц указывается по каждой должности или профессии. Если предусматривается работа по совместительству, указывается в соответствующих долях (например 0,5; 2,75 и т. д.). Тарифная ставка, оклад указываются в размере месячной заработной платы в зависимости от системы оплаты труда (тариф, оклад, процент от прибыли, коэффициент трудового участия и проч.).

Размер оклада необходимо указывать в рублях или в процентах, коэффициентах и проч. Практика указывать зарплаты в долларах практически изжила себя.

Закон о валютном регулировании прямо это запрещает, а в ТК РФ говорится об обязанности работодателя платить зарплату в рублях.

Надбавки. В графах 6-8 указываются стимулирующие и компенсационные выплаты, установленные законом или по инициативе работодателя. В разделе «Всего» указывается общая сумма граф 5-8 (оклад и надбавки), умноженная на количество штатных единиц.

Примечание заполняется, если информация в графах формы неоднозначна и требует пояснения. В строке «Итого» указывают общее количество штатных единиц и итогом сумму выплат по всем ставкам с учетом всех надбавок, которая составит месячный фонд заработной платы.

Подписи под проектом приказа ставят кадровый руководитель и главный бухгалтер. Не забудьте проставить номер документа в соответствующей графе формы. Проект документа готов, что дальше?

Чтобы ввести штатное, его утверждают соответствующим приказом по основной деятельности. Приказ на штатное расписание на 2021 года упоминается в верхнем правом углу бланка следующим образом. В тексте приказа указывается факт утверждения штатного расписания, общее количество штатных единиц и срок введения документа в действие.

Приказ подписывается руководителем компании или другим уполномоченным лицом, а затем регистрируется в журнале регистрации приказов по основной деятельности. Регистрационный номер проставляется на приказе.

Затем приказ и расписание отправляются на хранение, как правило, вместе с другими документами по основной деятельности (расписание — на постоянное хранение, а приказ — на 75 лет, см. пункт 19 и 71 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Поскольку штатное расписание утверждается приказом, то и изменения в него вносятся соответствующими приказами.

Дата выпуска приказа об изменении и дата вступления изменений в силу обычно не совпадают.

Изменения обычно затрагивают штатных сотрудников, поэтому за ним следует изменение трудовых договоров. В большинстве случаев для их применения требуется согласие работников, соблюдение сроков уведомления персонала и прочее. Ознакомление работника с приказом о внесении изменения в штатное расписание не является подтверждением его согласия на изменение условий трудового договора.

Посмотрим, как отразить изменение оклада сотрудников. Работодатель обязан за два месяца уведомить об этом персонал, а затем издает приказ о внесении изменений в штатное расписание.

В приказе указываются должности, новые оклады и время вступления изменений в силу.

Сотрудники отдела кадров, которые будут вносить изменения в трудовые договоры, знакомятся с приказом под подпись. Затем с работниками заключают дополнительные соглашения.

В них недостаточно ограничиться фактом увеличения или уменьшения оклада, необходимо указать причины (по и .

Зарплата работника — это существенное условие трудового договора, ее размер зависит от квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда). В противном случае сотрудник, например, сможет потребовать доплатить ему за предыдущие периоды, в которые он делал то же самое, но за меньшие деньги.

Уменьшать размер оплаты труда в одностороннем порядке по можно, но это требует точного соблюдения всей процедуры: издания необходимого приказа о введении изменений, письменного уведомления работников за два месяца, и обязательного предложения всех штатных вакантных должностей работнику, отказывающемуся трудиться в новых условиях.

Если сотрудник согласен на новые условия, с ним заключается дополнительное соглашение. Если он готов занять иную вакантную штатную должность, оформляется перевод. Если, несмотря на соблюдение всей процедуры, работник отказывается трудиться за меньшую заработную плату, работодатель вправе уволить его по п.

7 ч. 1 . (бланк) Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter».

Мы узнаем о неточности и исправим её. КАДРОВИКУ: СТАТЬИ ЮРИСТУ: Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного!

Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя!

Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2021 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования . Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт.

Ошибка на сайте Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию?

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+