Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Другое - Аудит кадровой документации что необходимо проверить

Аудит кадровой документации что необходимо проверить

Аудит кадровой документации что необходимо проверить

Аудит кадрового делопроизводства


Вы здесь Опубликовано 2009-08-30 09:54 пользователем cons_r «Отдел кадров бюджетного учреждения», 2008, N 6 Кадровая документация любого предприятия должна вестись в установленном законом порядке. Она не только используется в работе отдела кадров, но требуется и сотрудникам бухгалтерии для расчета заработной платы, премиальных, отпускных.

Кадровые документы может проверить трудовая или налоговая инспекция, они могут понадобиться самим сотрудникам для представления в Пенсионный фонд или для получения предусмотренных законодательством льгот. направлен на проверку соответствия ведения последнего в организации нормам российского законодательства и иных правовых актов, обязательных для исполнения на территории РФ, выявление и исправление допущенных нарушений, а также предотвращение негативных последствий этих нарушений. В данной статье мы расскажем, в каких случаях нужно проводить данный аудит, кто его проводит, как правильно оформить его результаты.

Случаи проведения аудита кадрового делопроизводства (далее — аудит) можно проводить в любое время, когда необходимо оценить степень соответствия имеющегося состояния кадровой документации требуемым нормам. Однако есть случаи, когда желательно провести аудит с целью устранения в будущем вопросов об ответственности за допущенные ошибки, предупреждения привлечения к ответственности и т.д.: — при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства; — при увольнении обиженного работника (не согласен с формулировкой увольнения, лишен премии и т.д.) и его обращении в трудовую инспекцию; — при смене руководителя организации; — при изменении законодательства, регламентирующего порядок ведения кадровой документации; — при изменении системы оплаты труда; — при массовом высвобождении работников.

Однако есть случаи, когда желательно провести аудит с целью устранения в будущем вопросов об ответственности за допущенные ошибки, предупреждения привлечения к ответственности и т.д.: — при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства; — при увольнении обиженного работника (не согласен с формулировкой увольнения, лишен премии и т.д.) и его обращении в трудовую инспекцию; — при смене руководителя организации; — при изменении законодательства, регламентирующего порядок ведения кадровой документации; — при изменении системы оплаты труда; — при массовом высвобождении работников.

Кто проводит аудит не нужно путать с аудитом, проводимым в бухгалтерии организации.

В последнем случае аудит проводят профессиональные аудиторы, прошедшие экзамен и получившие аттестат. может проводить специалист, знающий требования законодательства РФ, а также обладающий профессиональной компетентностью в области трудового права и кадрового делопроизводства. В настоящее время проведение данного вида аудита зачастую поручают сторонним организациям.

В этом случае специалисты проверяют кадровую документацию и представляют отчет с указанием выявленных нарушений и рекомендациями по их устранению. Аудит можно провести и своими силами.

В качестве специалиста могут выступать начальник отдела кадров, юрист, а при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, в комиссию можно включить и прежнего работника, и нового и таким образом осуществить передачу дел. Этапы проведения аудита кадрового делопроизводства 1. Организационный этап. 2. Определение перечня подлежащих проверке документов.

3. Сверка документов. 4. Проверка кадровой документации. 5. Оформление отчетов по кадровому аудиту. Рассмотрим каждый этап более подробно.

На первом, организационном, этапе необходимо: — определить цели и задачи проведения кадрового аудита; — сформировать комиссию, в которую желательно включить начальника отдела кадров, главного бухгалтера, юриста; — определить сроки проведения аудита (законом не установлено, зависит от количества сотрудников организации и может варьироваться от нескольких дней до одного — двух месяцев); — издать приказ о проведении аудита кадрового делопроизводства.

Далее необходимо определить перечень документов, подлежащих проверке. Единого перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов.

В связи с этим, основываясь на том, в какой отрасли действует предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации. К обязательным документам относятся: — трудовые договоры (ст.

ст. 56, 67 ТК РФ); — график отпусков (ст. 123 ТК РФ); — штатное расписание (ст. ст. 15, 57 ТК РФ). Хотя обязательность данного документа законом не установлена, необходимость его ведения была обоснована в N 1 нашего журнала за 2008 г.; — трудовые книжки (ст.

66 ТК РФ); — приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обязательность ведения данных книг указана в разд. VI Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Постановление N 225).

Формы книг утверждены Приложениями 2, 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69

«Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»

; — табель учета рабочего времени. Рекомендуемая форма табеля утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

(далее — Постановление N 1).

Однако согласно п. 2 данного Постановления форма табеля учета рабочего времени не распространяется на бюджетные учреждения.

Вместе с тем ст. 91 ТК РФ установлена обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Поэтому табель обязателен для ведения в каждой организации, а его форма может быть установлена на уровне ведомств; — личные карточки формы N Т-2 и N Т-2ГС(МС) (

«Личная карточка государственного (муниципального) служащего»

).

Утверждены также Постановлением N 1. Обязательность ведения данного документа следует из п.

12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением N 225. В частности, указано, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Форма личной карточки утверждается Государственным комитетом Российской Федерации по статистике; — приказы по личному составу (приказ о приеме работника на работу, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, о прекращении (расторжении) трудового договора, о направлении в командировку, о поощрении). Формы указанных унифицированных форм первичной учетной документации утверждены Постановлением N 1. Согласно п. 2 рассматриваемого Постановления данные формы распространены на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ; — личные дела сотрудников.

Необходимость их ведения установлена ведомственными нормативными актами.

В качестве примера можно привести ст.

24 Федерального закона от 21.07.1997 N 114-ФЗ

«О службе в таможенных органах Российской Федерации»

, согласно которой прохождение службы в таможенных органах отражается в личном деле сотрудника таможенного органа. Личное дело сотрудника таможенного органа ведется кадровой службой таможенного органа и при переводе указанного сотрудника направляется по новому месту службы. Порядок ведения личных дел сотрудников таможенных органов определяется руководителем Федеральной таможенной службы.

Схожая норма содержится в ст. 41.2 Федерального закона от 17.01.1992 N 2202-1 «О Прокуратуре Российской Федерации».

В частности, указано, что личное дело прокурорского работника содержит сведения об указанном работнике, о прохождении им службы в органах и учреждениях прокуратуры, повышении квалификации. Порядок ведения личных дел прокурорских работников устанавливается Генеральным прокурором Российской Федерации, а работников Следственного комитета при Прокуратуре Российской Федерации — Председателем Следственного комитета при Прокуратуре Российской Федерации.

Порядок ведения личных дел прокурорских работников устанавливается Генеральным прокурором Российской Федерации, а работников Следственного комитета при Прокуратуре Российской Федерации — Председателем Следственного комитета при Прокуратуре Российской Федерации.

В настоящее время действуют и иные ведомственные нормативные акты, устанавливающие необходимость ведения личных дел сотрудников; — локальные нормативные акты. Статья 8 ТК РФ устанавливает право работодателей принимать не противоречащие действующему законодательству и не ухудшающие по сравнению с ним права работников локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права. Среди них можно выделить: правила внутреннего трудового распорядка (ст.

189 ТК РФ), инструкцию по охране труда (п. 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ), положение о защите персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ), положение об оплате труда и премировании, если соответствующего раздела нет в правилах внутреннего трудового распорядка (ст.

135 ТК РФ), и др. Также, если это требуется по условиям труда, в организации могут вестись следующие документы: — коллективный договор (если между работодателем и работниками достигнуто соглашение об этом); — должностные инструкции (если должностные обязанности не включены в трудовые договоры); — перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем; — график сменности; — договор о коллективной материальной ответственности (ст. 245 ТК РФ); — договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ); — положение об охране коммерческой тайны; — положение об адаптации работников; — положение о порядке прохождения испытательного срока; — положение о проведении аттестации работников.

Особое внимание следует уделить систематизации информации по кадровому учету.

Для этого в учреждениях и организациях рекомендуется вести следующие журналы: — журнал учета трудовых договоров. Особенно полезен в случае большого количества принимаемого на работу сотрудников, а также при заключении срочных трудовых договоров, чтобы можно было отследить даты их окончания.

Это необходимо в связи с требованием, установленным ст.

79 ТК РФ, согласно которой о прекращении срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден не менее чем за три календарных дня до увольнения. В противном случае условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок (ст.

58 ТК РФ); — журнал учета приказов по личному составу. Требуется для точного учета порядковых номеров кадровых приказов.

В зависимости от количества сотрудников фирмы можно вести один журнал на все приказы — прием, перевод, увольнение и т.д. либо каждый вид приказов регистрировать в отдельном журнале; — журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Необходимость его ведения следует из ст.

68 ТК РФ, согласно которой с локальными нормативными актами работодатель должен знакомить работника под роспись при его приеме на работу еще до подписания трудового договора. Это далеко не полный перечень требуемых для учета кадровых журналов. Возможно ведение журналов учета личных дел, отпусков, направления в командировки, выдачи командировочных удостоверений, учета листов нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования, выдачи полисов медицинского и пенсионного страхования и др.

Рекомендуемые формы указанных журналов закон не устанавливает, поэтому на каждом предприятии они разрабатываются в свободной форме. Обязательным является то, что все страницы журнала должны быть пронумерованы, прошиты, скреплены печатью организации и подписью руководителя организации или ответственного за ведение кадровых документов лица.

Когда определен перечень необходимых документов для полноценного кадрового учета, проводится сверка документов, представляющая собой процесс сопоставления имеющихся в учреждении документов и требуемых. Это можно оформить в виде таблицы. Перечень необходимых документов Документ в наличии Документ отсутствует Примечание Штатное расписание + График отпусков + Положение об оплате труда и премировании + В связи с изменением трудового законодательства разработать проект новой редакции Положения, утвердить в соответствии со ст.

135 ТК РФ. Ознакомить работников с новой редакцией Положения под роспись Трудовые договоры + Недостающие сведения внести непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определить приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме Журнал по учету трудовых договоров + Разработать форму журнала Журнал ознакомления с локальными нормативными актами + .

. . . После того как была проведена сверка документов, проверяется качество составления имеющихся с точки зрения требований законодательства.

Приказы по основной деятельности должны храниться отдельно от приказов по личному составу. Все документы необходимо проверить на наличие подписей уполномоченного лица, виз согласования, регистрационных номеров, отметок работника об ознакомлении с приказом, отметок об исполнении.

Особое внимание следует уделить проверке трудовых книжек.

Во-первых, в учреждении должен быть приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек лица. Далее необходимо сверить, все ли трудовые книжки зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Записи в трудовых книжках должны быть внесены на основании соответствующих приказов, не может быть подчисток, помарок. Все записи должны быть продублированы в личной карточке работника формы N Т-2 и заверены подписью работника.

Хранить трудовые книжки и вкладыши к ним нужно в несгораемом сейфе. Заключительный этап кадрового аудита — оформление отчета о его проведении. Отчет составляется в свободной форме, разработанной непосредственно организацией.

В нем должны быть отражены данные о текущем состоянии кадрового делопроизводства, о выявленных недостатках, о рекомендуемых мерах для их устранения и установлено, достигнуты ли цели аудита. При смене работника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, необходимо составить акт приема-передачи дел и отметить в нем, какие документы были проверены, какие обнаружены несоответствия и недочеты. К акту прилагается перечень трудовых книжек (с указанием Ф.И.О.

владельца, серии и номера трудовой книжки и вкладышей (при их наличии)), перечень личных дел работников, журналов по учету кадров и т.д. Н.Н.Булыга Редактор журнала «Отдел кадров бюджетного учреждения» Подписано в печать 08.12.2008 Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Рубрики

Как показывает практика проведения внутреннего аудита кадровых документов во многих организациях, такая процедура необходима, поскольку состояние дел у работодателей редко бывает совершенно идеальным.

Статья поможет сотрудникам кадровых служб и юристам обосновать риски, которые могут возникнуть в случае нарушения предписаний и запретов, установленных нормами трудового законодательства РФ. В РФ отсутствуют нормативные правовые акты, регулирующие процедуру проведения внутреннего кадрового аудита (в отличие от аудита бухгалтерского).

В РФ отсутствуют нормативные правовые акты, регулирующие процедуру проведения внутреннего кадрового аудита (в отличие от аудита бухгалтерского).

В связи с этим необходимо разобраться с некоторыми вопросами: Что такое внутренний кадровый аудит? Это комплекс мер, включающий в себя диагностику юридической и делопроизводственной корректности оформления локальных нормативных актов (ЛНА) и кадровых документов работодателя, предоставление рекомендаций и, при необходимости, выполнение работ по устранению ошибок в кадровых документах.

С какой целью проводится внутренний кадровый аудит? Цель проведения — совершенствование деятельности кадровой службы и минимизация возможных рисков работодателя.

Мониторинг рисков, которым может подвергаться работодатель в процессе прохождения проверки со стороны государственных органов и/или разрешения возникающих трудовых споров с работниками, — один из важнейших аспектов внутреннего кадрового аудита.

В каких случаях проводится внутренний кадровый аудит?

  • При получении предписания от трудовой инспекции о предстоящей плановой проверке.
  • При смене работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (далее — КДП): увольнение, перевод на другую должность/в другое подразделение.
  • При угрозе проверки после увольнения обиженного работника: невыплата или несвоевременная выплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя и др. В этом случае рекомендуется проводить внеплановый кадровый аудит.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ Внутренний кадровый аудит можно провести, не дожидаясь предписаний контролирующего органа о предстоящей плановой проверке.

После новогодних каникул на сайте Генеральной прокуратуры РФ или прокуратуры соответствующего субъекта РФ вывешивается сводный план проверок на год, на сайте Государственной инспекции труда — план проверок субъектов.

Эта информация позволит узнать, попадает ли организация/индивидуальный предприниматель под проверку, и подготовиться к ней заранее. Какие виды внутреннего кадрового аудита существуют?

  • Полный (по всем участкам ведения КДП).
  • Выборочный.

При выборочном аудите проверяются:

  1. или документы по отдельным работникам;
  2. отдельные участки ведения КДП;
  3. или все аспекты кадровой работы с помощью репрезентативной выборки документов.

Каков оптимальный срок проведения внутреннего кадрового аудита?

Ответ зависит от того, какой аудит желает провести работодатель: полный или выборочный.

Внутренний кадровый аудит желательно проводить за последние три года, поскольку, как показывает практика, налоговая инспекция, ФСС России, ПФР проверяют работодателя за последние три года ведения своей деятельности.

Оптимальный срок проведения полного внутреннего кадрового аудита составляет от 7 до 14 рабочих дней; выборочного — от 5 до 7 рабочих дней.

Сюда включается и время составления отчета по проверке и предоставления его работодателю.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ Неправильно оформленные документы по личному составу впоследствии могут стать причиной привлечения работодателя к административному штрафу.

Какими должны быть действия работодателя после получения отчета по проверке? В случае выявления многочисленных ошибок у работника, ответственного за КДП, необходимо выяснить, почему они были допущены и понимает ли работник, к каким последствиям это может привести.

Работодатель должен принять одно из решений:

  1. перевести на другую работу;
  2. дать шанс исправить ошибки и в течение определенного времени контролировать, не допускает ли он новых;
  3. направить работника кадровой службы на учебу;
  4. расстаться с работником.

Кто должен проводить внутренний кадровый аудит?

Для регулярного проведения внутреннего кадрового аудита может быть создано специальное подразделение или можно поручить эту работу юристу, состоящему в штате (только в том случае, если он специализируется на трудовом законодательстве, а не занимается преимущественно хозяйственно-договорной деятельностью).

Если работодатель решает вопрос о создании службы внутреннего контроля с целью регулярного проведения внутреннего кадрового аудита, необходимо разработать соответствующие документы: положение, приказ и т.

п. Разовые кадровые аудиты проводятся либо новым должностным лицом, принимающим дела, либо с привлечением внешних специалистов. Можно заключить договор на оказание услуг со специалистом либо с организацией, специализирующейся на проведении кадрового аудита.

МНЕНИЕ АВТОРА Внутренний кадровый аудит должно проводить лицо, имеющее опыт работы в кадровой сфере и опыт прохождения проверок со стороны контролирующих органов, желательно — с юридическим образованием.

С чего начинать проведение внутреннего кадрового аудита? Необходимо проверить наличие (отсутствие) ЛНА у работодателя и соответствие их нормативным требованиям.

У любого работодателя, независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, обязательно должны быть в наличии ЛНА. Этот документ не является обязательным ЛНА работодателя. Для начисления заработной платы достаточно иметь трудовые договоры с работниками и соответствующие приказы (о приеме на работу, переводе на другую работу и т.

п.). Однако ст. 135 ТК РФ установлено требование, согласно которому системы оплаты труда у данного работодателя устанавливаются или коллективными договорами, соглашениями, или ЛНА.

Следовательно, система оплаты труда (даже такая простая, как чисто окладная) должна фигурировать в коллективном договоре либо в ЛНА: ПВТР (в разделе «Оплата труда работников») или самостоятельное Положение (когда система оплаты труда более сложная).

При наличии премиальной системы оплаты труда Положение об оплате труда и премировании работников является документом, регламентирующим:

  1. принципы формирования системы оплаты труда;
  2. порядок расчета денежного вознаграждения за труд;
  3. критерии и процедуру оценки труда.

Говоря об оплате труда работников, следует обратить внимание на расчетные листки по заработной плате.

Форма этого документа должна быть утверждена у каждого работодателя в обязательном порядке. Извлечение из Трудового кодекса Российской Федерации Статья 136. Порядок, место и сроки выплаты заработной платы При выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника: 1) о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период; 2) о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику; 3) о размерах и об основаниях произведенных удержаний; 4) об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Порядок, место и сроки выплаты заработной платы При выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника: 1) о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период; 2) о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику; 3) о размерах и об основаниях произведенных удержаний; 4) об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов. […] Порядок выдачи работникам расчетных листков законодательно не установлен. В Трудовом кодексе РФ прямо не сказано, должен ли работник расписываться в их получении.

Однако, не имея письменных доказательств выдачи работникам расчетных листков, работодателю будет трудно доказать выполнение обязанности.

При отсутствии или невыдаче работнику расчетного листка (равно как и отсутствии приказа об утверждении формы расчетного листка) работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст.

5.27 КоАП РФ. К СВЕДЕНИЮ Задача лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, уметь не только грамотно оформлять документы по личному составу, но и разрабатывать ЛНА в соответствии с трудовым законодательством.

В случае проведения мероприятий по сокращению численности и/или штата работников, а также при рассмотрении индивидуальных споров между работником и работодателем в случае увольнения работников по п.

2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ одним из главных документов является штатное расписание — старое (до проведения мероприятий) и новое (измененное). Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности работодателя, в обязательном порядке должно содержать перечень должностей служащих (ст. 15, 57 ТК РФ). Может содержать перечень структурных подразделений, профессий рабочих, сведения о количестве штатных единиц и размерах окладов, тарифных ставках и надбавках.

Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации или уполномоченного им лица. Судебная практика Работница обратилась в суд с иском к работодателю о признании процедуры сокращения незаконной, взыскании заработной платы за время вынужденного прогула и компенсации морального вреда.

В обоснование иска указала о мнимости сокращения штата. Суд изучил приказы работодателя об изменениях штатного расписания и пришел к выводу о незаконности произведенной процедуры сокращения и, соответственно, приказа о внесении изменений в штатное расписание. Сравнительный анализ штатной численности и должностных обязанностей работников упраздненного и созданного подразделений показал, что функциональная составляющая указанного подразделения не изменилась, а изменилось лишь его наименование.

Трудовые функции истицы остались прежними. С учетом изложенного суд согласился с доводами работницы, что процедура сокращения носила формальный характер, и признал процедуру сокращения штата в части, касающейся истицы, незаконной.

В пользу работницы была взыскана недоплаченная заработная плата и компенсация морального вреда. Решение Ленинского районного суда г.

Смоленска от 23.05.2012 по делу № 2–984/12 Документы, регламентирующие порядок обработки персональных данных, необходимо иметь каждому работодателю, даже если его штат состоит из трех работников.

В течение 2011 г. Роскомнадзор провел 1743 проверки, из которых 954 плановые и 789 — внеплановых. В области персональных данных наиболее часто встречались следующие нарушения законодательства:

  1. несоответствие сведений, указанных в уведомлении об обработке персональных данных, фактической деятельности.
  2. осуществление обработки персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством, без согласия субъектов;
  3. непринятие оператором мер, обеспечивающих сохранность персональных данных и исключающих несанкционированный доступ к ним;

Обязательный ЛНА. Предусмотрен ч. 3 ст. 189 ТК РФ, согласно которой трудовой распорядок определяется правилами внутреннего трудового распорядка.

Следовательно, отсутствие ПВТР будет рассматриваться как нарушение трудового законодательства и работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. График отпусков.

Согласно чч. 1 и 2 ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем; график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

График сменности. Если у работодателя введен сменный режим работы, то график сменности в обязательном порядке должен быть в наличии (ст. 103 ТК РФ). Табель учета рабочего времени. Об обязанности работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, указано в ч.

4 ст. 91 ТК РФ. Фактически отработанное работниками время фиксируется в табеле учета рабочего времени. Положение о направлении работников в командировку (или соответствующий раздел в ПВТР). Казалось бы, все вопросы урегулированы Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (в ред.

от 29.07.2015) и рядом других подзаконных нормативно-правовых актов, регулирующих вопросы командировок.

Однако, согласно ч. 4 ст. 168 ТК РФ, иметь коллективный договор либо ЛНА, регламентирующий порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, обязаны все негосударственные работодатели. Компенсация расходов, которые сотрудники несут во время командировки, может быть принята в качестве затрат организации, согласно Налоговому кодексу РФ, только если это указано в коллективном договоре либо ЛНА. Если информация о том, что относится к расходам организации (например, оплата проезда на такси от дома до аэропорта, от аэропорта до пункта назначения), не будет отражена в ЛНА, регулирующем вопросы командировок, или в коллективном договоре, эти суммы возмещаются из чистой прибыли организации.

У работодателя должны быть утверждены соответствующие ЛНА, если работа имеет разъездной характер или выполняется путем вахтового метода.

Например: Положение о разъездном характере работы и Положение о вахтовом методе.

В трудовом договоре с работником информация о характере работы также отражается.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ Если работодатель использует локальные формы первичной учетной документации, разработанные бланки документов обязательно должны быть утверждены приказом работодателя и содержать реквизиты, отраженные в ст.

9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред.

от 04.11.2014). Приложение Суть ЛНА сформулирована в ч. 2 ст. 5 ТК РФ. Перечень таких документов приведен в Приложении. И приказ о назначении лица, ответственного за сбор, обработку, передачу и хранение персональных данных работников.

Внутренний аудит кадровой документации

Аудит кадровой документации – надежный способ избежать штрафов и других санкций при визитах трудовой инспекции. Для любой организации или предприятия одно из важных направлений – постановка и ведение работы с персоналом. Не уделяя этой сфере достаточного внимания, можно столкнуться с неприятными последствиями вплоть до приостановки деятельности.

С необходимостью такой проверки можно столкнуться на абсолютно разных этапах. Одна из самых распространенных причин инициации внутреннего аудита кадровой документации – смена кадровика и связанная с этим процедура передачи дел. Также он может понадобиться:

  1. При сложном, конфликтном увольнении работника (когда человек угрожает судом, жалобами и т.д.).
  2. При получении предупреждения о том, что в ближайший год предстоит плановая проверка трудовой инспекции.

Главная цель такого мероприятия – совершенствование работы службы персонала и минимизация рисков для работодателя.

Кроме того, в числе целей:

  1. Организация работы в строгом соответствии с законодательством РФ.
  2. Успешное прохождение проверок ГИТ.
  3. Пересмотр системы делопроизводства, уменьшение количества бумаг в этой сфере.
  4. Снижение издержек (финансовых и трудовых) на постановку и ведение учета персонала.
  5. Быстрое решение трудовых споров без материальных потерь.

В больших и маленьких компаниях с течением времени (часто – совсем непродолжительного) накапливаются ошибки и последствия сбоев в ведении документации, которые на первый взгляд незаметны. Своевременный и полный внутренний аудит кадровых документов позволяет обнаружить все виды проблем и вовремя принять меры по их устранению.

Стоит учитывать, что, в отличие от бухгалтерского, аудит кадровых документов в РФ законом никак не регламентирован. Поэтому руководителям и владельцам компаний стоит знать: внутренний аудит кадровой документации можно и нужно проводить, не дожидаясь предписаний контролирующих структур или объявления о грядущем визите трудовой инспекции. А в случае, если появление инспекторов в обозримом будущем все-таки планируется, такая процедура поможет к нему подготовиться и защитить свои интересы.

Внутренний аудит кадровых документов – это комплекс мер, в числе которых оценка локальных нормативных актов, отчетов, учетных книг на предмет юридической корректности и полноты. При этом многие недочеты и ошибки можно устранить сразу – во время проверки. Аудит кадровых документов может быть полным, когда анализируются все части кадрового делопроизводства без исключений.

И выборочным, который затрагивает: — определенные участки ведения делопроизводства; — бумаги по тому или иному работнику; — все аспекты взаимодействия с персоналом, по репрезентативной выборке актов и отчетов. Крайне желательно проводить внутренний аудит кадровых документов хотя бы за три последних года.

Именно этот период ведения деятельности работодателя обычно рассматривают при своих ревизиях налоговая служба, ФСС, ПФР и прокуратура. Для оценки документации за указанный период понадобится от 7 до 14 рабочих дней. Время зависит от численности работников и количества локальных нормативных актов.

Аудит кадровых документов стоит поручить специалисту, имеющему опыт оформления отношений с персоналом, а также юридическую подготовку. Большим плюсом будет опыт прохождения или организации проверок контролирующих структур. Процедура состоит из следующих шагов:

  • оценка правильности ведения документации;
  • Создание рабочей группы в компании.
  • Исправление обнаруженных проблем, доработка локальных нормативных актов.
  • Составление перечня вопросов, которые будут рассмотрены, и выбор типа процедуры: полная или выборочная.
  • В нее могут входить юристы, специалисты бухгалтерии и службы персонала, а также эксперты, приглашенные со стороны.
  • выявление ошибок и недочетов в бумагах;
  • Подготовка и подписание отчета о результатах ревизии, содержащего данные обо всех выявленных нарушениях, перечень рисков, рекомендации по устранению недочетов и оптимизации делопроизводства.
  • составления списка отсутствующих и недостоверных нормативных актов, которые необходимо восполнить.
  • Проведение анализа в соответствии с планом.
  • Разработка четкого поэтапного плана, в который обязательно включены:
    • оценка правильности ведения документации;
    • определение соответствия локальных нормативных актов требованиям законодательства;
    • выявление ошибок и недочетов в бумагах;
    • составления списка отсутствующих и недостоверных нормативных актов, которые необходимо восполнить.
  • определение соответствия локальных нормативных актов требованиям законодательства;

В первую очередь эксперты тщательно изучают основные локальные нормативные акты, наличие которых обязательно для любой организации:

  1. Приказы по личному составу (прием на должности, перевод, увольнение и т.д.).
  2. Личные дела и карточки сотрудников.
  3. Документ, устанавливающий и регламентирующий систему оплаты труда.
  4. Приказы по основной деятельности фирмы.
  5. Положение о защите и обработке персональных данных.
  6. Приказы, акты (в том числе по командировкам).
  7. График отпусков сотрудников.
  8. Штатное расписание.
  9. Правила внутреннего трудового распорядка.
  10. Трудовые договоры.

Опыт проведения многочисленных аудитов кадровой документации и судебная практика однозначно показывают, что большая часть нарушений, обнаруженных в ходе визитов экспертов в офисы компаний, связана как раз с отсутствием каких-то из этих правовых актов.

На втором месте – неправильно составленные бумаги, нехватка ключевых пунктов, противоречие содержания действующему законодательству. Для некоторых предприятий из-за специфики их деятельности обязательными могут быть и другие локально-правовые акты: — графики смен; — списки должностей с ненормированным режимом; — договоры: коллективный, о материальной ответственности, о коммерческой тайне; — приказы по оформлению заместительства на время отсутствия по болезни или отпуску. Особо стоит упомянуть должностные инструкции.

По закону этот документ не входит в перечень обязательных для оформления отношений работодателя и сотрудников. Но одна из статей Трудового Кодекса РФ гласит: наличие четко прописанной трудовой функции работника – одно из условий правомочности трудового договора. Поэтому обязанности каждого в любом случае нужно четко прописать – либо в самом договоре, либо в отдельном локальном нормативном акте.

Аудит кадровых документов предполагает проверку наличия всех упомянутых ЛНА, качества оформления, соответствия друг другу и требованиям законодательства.

Вовремя обнаружив и устранив ошибки, имеющиеся в этой части взаимодействия с персоналом, можно избежать многих сложностей и дать бизнесу возможность развиваться. По результатам его проведения эксперты составляют отчет.

В этом документе содержатся все результаты:

  1. оценки соответствия кадровых процедур требованиям законодательства и интересам работников;
  2. оценки ведения документооборота за определенный период;
  3. соотнесение нарушений и ответственности за них, которая грозит организации как юрлицу и должностным лицам.
  4. наличия необходимых нормативных актов;
  5. анализа бумаг, выделенных для этих целей;
  6. оценки соответствия их содержания и оформления требованиям законодательства;

В отчете по итогам такой ревизии обязательно должны быть ссылки на конкретные законодательные нормы и нормативно-правовые акты, нарушения которых зафиксированы в работе организации, подробные рекомендации по исправлению всех недочетов, оценка рисков, имеющихся в отношении проверок ГИТ или при наступлении трудового конфликта. Остались вопросы?Заполните форму, и наш эксперт свяжется с вами!ОтправитьНажимая на кнопку вы соглашаетесь с Мероприятие такого рода направлено на поиск недочетов и ошибок, допущенных в работе специалистами компании.

Часто при организации проверки в комиссию входят (или даже возглавляют ее) работники, непосредственно ответственные за ведение кадрового учета. При таком подходе качество анализа серьезно падает, что вполне объяснимо: найти, заметить, зафиксировать и проанализировать собственные ошибки намного труднее, чем чужие. В целом эффективность анализа, выполненного сотрудниками, будет объективно ниже, чем у сторонних экспертов.

Оценивая документооборот чужой компании, эксперты сохраняют внимательность и беспристрастность, их восприятие не искажено вовлеченностью в процесс работы, они смотрят «со стороны» и видят намного более четкую картину.

Поэтому для проведения грамотного, всеобъемлющего, качественного кадрового анализа стоит пригласить проверенную стороннюю компанию. Доверив решение этой задачи надежной консалтинговой фирме, вы получите комплекс услуг для построения сильного современного бизнеса, готового противостоять конкуренции и быстро меняющимся условиям рынка. Такое сотрудничество позволит значительно сэкономить финансовые ресурсы и избежать многих трудностей при общении с контролирующими структурами.

Заказать от компании «Проверка труда» – это верное управленческое решение, результатами которого вы будете удовлетворены. Помимо оценки качества, законности и точности ведения учета мы предлагаем:

  1. Разработку плана оптимизации затрат за счет повышения эффективности промежуточного управления.
  2. Оценку структуры кадрового состава и ее соответствия задачам, стоящим перед бизнесом.
  3. Выявление источников конфликтов.
  4. Определение факторов риска в имеющейся системе функционирования.
  5. Выявление проблем с документооборотом на предприятии и поиск причин их возникновения.
  6. Составление рекомендаций по эффективному управлению человеческими ресурсами.
  7. Оценку персонала.

Регулярное проведение оценочных мероприятий такого рода с нашей помощью – отличная инвестиция в развитие бизнеса и в будущие прибыли.

  1. Помощь в урегулировании трудовых споров.
  2. Сопровождение проверок. Решение спорных вопросов, переговоры с Государственной инспекцией труда, прокуратурой. Представительство в суде.
  3. Стопроцентная конфиденциальность и безупречный сервис.
  4. Фиксированная стоимость услуг и гарантия результата.
  5. Поиск конкретных решений для каждого предприятия и ситуации. Мы помогаем защитить бизнес от штрафов, а если они неизбежны – снижаем сумму, насколько это возможно.
  6. Опытные эксперты-практики, за плечами которых многолетний опыт, в том числе – в контролирующих госструктурах.

Также мы готовы предложить клиентам аудит охраны труда и юридические услуги.

Получить бесплатную консультацию и договориться о встрече с менеджером для заключения договора можно по телефону или через форму обратной связи на сайте.

Свяжитесь с нами уже сейчас, чтобы защитить свой бизнес! Хотите подробнее узнать о наших услугах?Оставьте заявку и мы подготовим коммерческое предложение!ОтправитьНажимая на кнопку вы соглашаетесь с

Как оформить результаты самопроверки кадровых документов?

Вы устроились в компанию, где кадровое делопроизводство «как-то» велось. Ключевое слово – «как-то». Нет системы, нет обязательных документов, вы нашли много нарушений.

Волосы встают дыбом, а делать что-то надо.

Нужна точка отсчета. Оформите результаты своей проверки. Вам помогут примеры докладных записок. А потом начните работу с чистого листа!

Самопроверка состояния кадровой документации — самая простая методика оценки из существующих (при условии, что вы знаете, как и что проверять).

Евгения Конюхова, преподаватель в Контур.Школе: Не существует унифицированных форм по оформлению результатов проверки кадровой документации. Если вы предварительно оценили состояние кадровой документации и обнаружили недостающие документы, нарушения в их оформлении, иные недостатки в ведении кадрового делопроизводства, можно обратиться к руководителю организации с докладной запиской.

В этом документе сформулируйте просьбу о создании комиссии по проверке состояния кадрового делопроизводства и комплектности кадровой документации. Пример оформления докладной записки о недостатках в ведении кадровой документации: При поступлении на работу 27.05.2018 мне не передавалась по акту кадровая документация.

Поэтому с момента начала работы до настоящего времени мной проводилась работа по аудиту кадровых документов, по результатам которой выявлены ошибки в оформлении и хранении кадровой документации, а также утраченные или пришедшие в негодность документы.

Прошу создать комиссию по проверке состояния работы с кадровой документацией. Оценка состояния кадровой документации проводится в таблице, которая в дальнейшем понадобится для оформления результатов аудита в виде докладной записки, или акта. Пример таблицы приведен ниже в тексте докладной записки.

Примерный текст докладной записки о текущем состоянии кадровой документации: Мною, начальником отдела кадров Сидоровой Е.И., в период с 20.06.2018 г. по 26.06.2018 г. проведена проверка текущего состояния кадровой документации с целью определить ее состав на соответствие требованиям, предъявляемым действующим законодательством РФ.

В процессе проверки выявлены следующие недостатки (несоответствия): Вид документа Документы соответствуют действующему законодательству Документы не соответствуют требованием законодательства, требуют доработки Отсутствуют документы, сроки для их разработки и утверждения Примечания (перечень действий, сроки выполнения, риски и т.д.) укажите свои данные по результатам проверки Прошу создать комиссию для проверки кадровой документации. Цель проверки — привести документы в соответствии с действующим законодательством.

10 проверочных листов ГИТ На вебинаре в Контур.Школе расскажут, как подготовить документы для проверки Для проверки кадровой документации можно использовать также проверочные листы и сервис Электронный инспектор на сайте онлайнинспекция.рф. Электронный инспектор выявит нарушения и выдаст рекомендации, как исправить.

Проверочные листы — это список контрольных вопросов по определенным тематикам.

Самостоятельно, без определенной подготовки, ими сложно пользоваться. Регистрируйтесь на вебинар Контур.Школы «», чтобы разобраться с нюансами. Вы оформили результаты проверки кадровых документов.

Теперь создайте свою систему работы. В статье «» подробно раскрыт каждый из следующих этапов:

  1. Подготовьте проекты документов для оформления процедур, связанных с движением персонала (отпуска, командировки, привлечение к работе в выходные дни и т.п.).
  2. Разработайте шаблоны трудовых договоров для разных категорий работников.
  3. Разработайте штатное расписание, определите потребности работодателя в трудовых функциях.
  4. Проверьте, как оформлены документы на руководителя.
  5. Подготовьте комплект необходимых локальных нормативных актов.
  6. Подготовьте документы, необходимые для оформления приема на работу.

Для отображения формы необходимо включить JavaScript в вашем браузере и обновить страницу. 6 071 Смотрите 4 полезных видеоурока, проходите онлайн-тесты и получите электронный сертификат Контур.Школы.

Приглашаем бухгалтеров и главных бухгалтеров коммерческих организаций Бесплатно Конюхова Е.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+